Minggu, 10 Juli 2011

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEBAGAI UPAYA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN ADMINISTRASI PENGAJARAN

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK
SEBAGAI UPAYA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN ADMINISTRASI PENGAJARAN
(Studi pada Pondok Pesantren Al Munawwaroh Malang)
SKRIPSI
Diajukan untuk menempuh ujian sarjana
Pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
Adi Suwito
0410323004
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
KONSENTRASI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI
2011
TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI
Judul : Pengembangan Sistem Informasi Akademik Sebagai Upaya Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Administrasi Pengajaran
(Studi Pada Pondok Pesantren Al Munawwaroh Malang)
Disusun oleh : Adi Suwito
NIM : 0410323004
Fakultas : Ilmu Administrasi
Jurusan : Administrasi Bisnis
Konsentrasi : Manajemen Sistem Informasi
Malang, Juni 2011
Komisi Pembimbing
Ketua
Dr.Endang Siti Astuti,M.Si
NIP. 130 936 226
Anggota
Drs.Kertahadi,M.Com
NIP. 131 102 601
RINGKASAN
Adi Suwito, 2004, Pengembangan Sistem Informasi Akademik Sebagai Upaya Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Administrasi Pengajaran (Studi Pada Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh Kedungkandang Malang). Dr.Endang Siti Astuti,M.Si, Drs.Kertahadi,M.Com, 90 Hal + vi
Penelitian ini dilakukan atas dasar banyaknya keluhan atau kritik yang ditujukan kepada Bagian Pengajaran, yang dalam memberikan pelayanan kepada pimpinan pondok, ustadz/ah (Dewan Guru), maupun kepada wali santri kurang maksimal serta melihat persaingan antara lembaga pendidikan sehingga perlu adanya pengembangan sistem baru yang berbasis komputer, sehingga pelayanan yang diberikan dapat meningkat lebih baik.
Bagaimana pelaksanaan pengembangan sistem informasi akademik berbasis komputer yang dilaksanakan di Pondok Pesantren Al Munawwaroh dan Bagaimana kualitas layanan administrasi bagian pengajaran setelah diadakan pengembangan Sistem Informasi dan faktor – faktor pendorong dan penghambat pengembangan sistem informasi akademik di Pondok Pesantren Al Munawwaroh
Hasil dari penelitian menunjukan bahwa dengan adanya pengembangan sistem informasi akademik berbasis komputer yang dilaksanakan di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh dapat meningkatkan pelayanan bagian administrasi pengajaran pondok meskipun masih ada kekurangan. Perlu adanya konsisten dan dukungan Pimpinan Pondok dan saran atau masukan dari ustadz/ah yang lain demi kesempurnaan sistem ini.
Bagian administrasi dapat memberikan pelayanan dengan cepat dan efisien sehingga pimpinan pondok dapat mengambil keputusan ataupun kebijakan dengan cepat dan tepat. Sehingga kegiatan pendidikan dan pengajaran pondok dapat berjalan dengan baik.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbil'alamin, segala puji bagi Allah swt. Yang telah menciptakan manusia dalam sebaik-baik bentuk lalu mengaruniakan kepada-nya kenikmatan-kenikmatan dan memberinya petunjuk ke jalan yang benar. Semoga hidayah serta inayah-Nya selalu tercurahkan kepada kita semua. Amiin…
Shalawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada nabi junjungan, Muhammad saw., kelurga, sahabat, serta para pengikut beliau sampai akhir zaman. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul : Pengembangan Sistem Informasi Akademik Sebagai Upaya Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Administrasi Pengajaran (Studi Pada Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh Kedungkandang Malang).
Skripsi ini merupakan tugas akhir yang diajukan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Ilmu Administrasi Bisnis Pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.
Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada yang terhormat
1. Bapak, Prof. Dr. Sumartono, M.S. selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
2. Bapak, Dr. Kusdi Rahardjo, DEA selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga/Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi.
3. Ibu, Dr.Endang Siti Astuti,M.Si selaku Ketua Komisi Pembimbing
4. Bapak, Drs.Kertahadi,M.Com selaku Anggota Komisi Pembimbing
5. Bapak, Drs. Mulyanto,S.Pd selaku Kepala Akademik Pondok Pesantren Al Munawwaroh
Demi kesempurnaan skripsi ini, saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan. Semoga karya skripsi ini bermanfaat dan dapat memberikan sumbangan yang berarti bagi fihak yang membutuhkan.
Malang,..................
Penulis.
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ......................................................................................................... i
DAFTAR TABEL .................................................................................................. iv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. v
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1
A. Latar Belakang ................................................................................ 1
B. Perumusan Masalah ........................................................................ 5
C. Tujuan Penelitian ............................................................................ 5
D. Kontribusi Penelitian ...................................................................... 5
BAB II KAJIAN PUSTAKA ........................................................................... 7
A. Tinjauan Empiris ....................................................................... 7
1. Pengembangan Sistem Administrasi Pada Biro Kemahasiswaan
Univeristas Kristen Petra......................................................... 7
2. Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Untuk
Meningkatkan Layanan Bagian Perpustakaan ........................ 7
3. Peranan Pengembangan Sistem Informasi Kependudukan Dalam
Meningkatkan Kualitas Pelayanan Masyarakat ...................... 8
4. Analisan Penelitian Terdahulu dan sekarang ......................... 9
B. Tinjauan Teoritis..........................................................................10
A. Konsep Sistem .............................................................................. 10
1. Pengertian Sistem .................................................................... 10
2. Karakteristik Sistem ................................................................ 11
3. Klasifikasi Sistem.................................................................... 12
B. Teknologi Informasi ...................................................................... 13
C. Definisi Komputer ......................................................................... 14
D. Data Dan Informasi ....................................................................... 14
1. Definisi Data Dan Informasi ................................................... 14
2. Siklus Informasi ...................................................................... 15
3. Kualitas Informasi ................................................................... 16
E. Sistem Informasi ............................................................................ 18
1. Definisi Sistem Informasi ....................................................... 18
2. Komponen Sistem Informasi................................................... 19
F. Sistem Informasi Manajemen ......................................................... 20
G. Basis Data ....................................................................................... 21
1. Pengertian Basis Data ............................................................. 21
2. Sistem Manajemen Basis Data ................................................. 22
H. Tinjauan Umum Pengembangan Sistem ....................................... 22
1. Arti Dari Pengembangan Sistem ............................................. 22
I. SDLC ............................................................................................... 23
1. Definisi SDLC ......................................................................... 23
2. Prinsip Pengembangan Sistem ................................................ 25
3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ..................................... 26
4. Fase – fase Pengembangan Sistem ......................................... 27
J. Perkembangan Jaringan ................................................................... 28
1. Definisi LAN ........................................................................... 28
2. Ciri – ciri LAN ........................................................................ 29
3. Arsitektur fisik LAN ............................................................... 30
K. Kualitas Layanan (Servqual) .......................................................... 32
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian .............................................................................. 34
B. Fokus Penelitian ............................................................................ 35
C. Lokasi Dan Situs Penelitian .......................................................... 35
D. Sumber Data .................................................................................. 35
E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 36
F. Instrumen Penelitian...................................................................... 36
G. Analisis Data ................................................................................. 37
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN.......................................................... 39
A. Pengertian secara umum tentang Pondok Pesantren
dan Akademik ............................................................................. 39
1. Definisi Pondok Pesantren ...................................................... 39
2. Akademik ................................................................................ 39
B. Gambaran Umum Lokasi Penelitian ............................................ 40
1. Sejarah Singkat Pondok Pesantren AL Munawwaroh ............ 40
2. Konsep Pendidikan dan Pengajaran Pondok ........................... 41
3. Visi dan Misi ........................................................................... 43
4. Sistem Pendidikan Pondok ...................................................... 44
5. Sistem Pengajaran Pondok ...................................................... 46
6. Lokasi Pondok ......................................................................... 47
7. Kegiatan Pondok ..................................................................... 48
8. Struktur Pengurus Pondok....................................................... 48
9. Guru / ustadz Pondok .............................................................. 49
10. Kurikulum Pondok .................................................................. 50
C. Hasil Penelitian Dan Pembahasan .................................................. 52
1. Pengertian Administrasi Pondok Secara Umum ..................... 52
2. Sistem Administrasi Pondok Sebelum Adanya
Pengembangan ........................................................................ 52
3. Alasan Dilaksanakan Pengembangan Sistem Akademik ....... 58
4. Langkah – langkah yang dilakukan Pimpinan Pondok dalam
Pengembangan Sistem Informasi Akademik .......................... 60
5. Tahapan – tahapan Pengembangan Sistem ............................ 60
6. Pengembangan Sistem Informasi Akademik Di Pondok
Pesantren Al Munawwaroh .................................................... 63
7. Kualitas Layanan Bagian Administrasi Pondok
Sebelum dan Sesudah Pengembangan Sistem Informasi ........ 81
8. Faktor yang menghambat dan mendukung
Pelaksanaan Pengembangan Sistem Informasi Akademik .... 83
BAB V PENUTUP ............................................................................................ 85
A. Kesimpulan ................................................................................... 85
B. Saran .............................................................................................. 86
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Halaman
1 Persamaan dan perbedaan penelitian terdahulu dan sekarang ................. 9
2 Kurikulum Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh ........... 50
3 Form/Data Ust/ah yang absen .................................................................. 54
4 Form Data Ust/ah Pengajar Mata Pelajaran ............................................. 55
5 Form Data Pegawai Pondok ..................................................................... 57
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1
Cara Kerja Komputer Secara Umum...............................................................
14
2
Siklus Informasi ..........................................................................................
16
3
Nilai Informasi ...........................................................................................
18
4
Blok Komponen Sistem Informasi .................................................................
20
5
Fase Proses Pembangunan/Pengembangan Sistem ........................................
24
6
Skema Siklus Hidup Pengembangan Sistem ..................................................
26
7
Bentuk Jaringan Topologi Bus ……………………………………………...
30
8
Bentuk Jaringan Topologi Ring ……………………………………………..
31
9
Bentuk Jaringan Topologi Star ……………………………………………..
32
10
Alur Sistem Pendataan Ust/ah yang Absen Sebelum
Pengembangan Sistem ………………………………………………………
53
11
Sistem Pendataan Ust/ah Pengajar Mata Pelajaran …………………………
54
12
Sistem Penilaian Akademik Santri Sebelum Pengembangan Sistem……….
55
13
Sistem Data Base Santri Sebelum Pengembangan Sistem…………………..
56
14
Sistem Pendataan Pegawai Sebelum Pengembangan Sistem………………..
57
15
Jaringan Sistem Informasi Akademik Yang Akan Dikembangkan di Pondok Pesantren Al Munawwaroh ................................................................
64
16
Pengembangan Sistem Data Base Untuk Surat Masuk………………………
66
17
Tampilan Depan Form Data Base Disposisi Surat Masuk..............................
66
18
Tampilan Hasil Pendataan Surat Masuk untuk Disposisi................................
67
19
Pengembangan Sistem Database Kepegawaian...............................................
68
20
Tampilan Depan Sistem Database Pegawai Pondok.......................................
69
21
Tampilan Data Pegawai secara detail..............................................................
69
22
Pengembangan Sistem Pengeluaran Kas.........................................................
70
23
Tampilan Depan Form Sistem Pengeluaran Kas.............................................
71
24
Tampilan Form Disposisi Pengeluaran Kas....................................................
72
25
Pengembangan Sistem Pembayaran Santri.....................................................
72
26
Tampilan Depan Form Sistem Pembayaran Santri..........................................
73
27
Tampilan Bukti Pembayaran Santri.................................................................
73
28
Pengembangan Sistem Database Santri...........................................................
74
29
Tampilan Depan Form Database Santri...........................................................
75
30
Pengembangan Sistem Database Ust/ah yang Absen Mengajar.....................
76
31
Tampilan Depan Form Database Ust.ah yang Absen Mengajar.....................
77
32
Pengembangan Sistem Data Nilai Akademik Santri......................................
78
33
Tampilan Form Penilaian/Ledger...................................................................
78
34
Tampilan Format Rapot Yang Sudah Jadi......................................................
79
35
Pengembangan Sistem Database Tugas Mengajar..........................................
80
36
Tampilan Depan Form Database Tugas Mengajar..........................................
80
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1 Struktur Pondok Pesantren Al Munawwaroh…………………….……88
2 Job Discription Pegawai Pondok Pesantren Al Munawwaroh………...89

1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman, berkembangnya teknologi komputer dan informasi, telah mempengaruhi aktivitas dan kinerja di berbagai bidang. Keberadaan dan peranan teknologi informasi di segala sektor kehidupan tanpa sadar telah membawa dunia memasuki era globalisasi yang dinamis. Salah satu dari hasil perkembangan teknologi informasi adalah adanya kemudahan proses pengolahan data yang kini telah berjalan dengan cepat dan lancar, yang pada akhirnya mampu menghasilkan suatu informasi yang akurat dan tepat sesuai kebutuhan pengguna. Perkembangan teknologi telah membawa dunia memasuki sebuah era baru yang disebut dengan era informasi. Kini, informasi menjadi salah satu faktor penting dalam kehidupan manusia, oleh karena itu dibutuhkan suatu informasi yang berkualitas agar dapat mendukung suatu keputusan organisasi atau lembaga tertentu. Lembaga atau institusi merupakan entitas yang paling banyak mendapatkan manfaat dari teknologi informasi. Bagi perusahaan-perusahaan modern dan lembaga – lembaga pendidikan yang maju pada saat ini sistem informasi dan teknologi informasi tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu, tetapi juga menjadi senjata utama untuk bersaing. Informasi yang tepat dan akurat dapat menghasilkan suatu keputusan yang efektif dan efisien, oleh karena itu kebutuhan akan informasi terus berkembang. Sistem pendidikan pondok pesantren diakui sebagai sistem pendidikan tertua dan memiliki sejarah yang panjang di negeri ini. Sejarah perkembangan pondok pesantren itu sendiri tidak dapat dipisahkan dari sejarah perkembangan Islam di wilayah Nusantara. Bahkan geneologi sistem pendidikan pondok pesantren dapat ditelusuri dari masa sebelum masuknya Islam di Indonesia.
Memasuki era kolonial, pondok pesantren adalah satu-satunya lembaga pendidikan rakyat yang berkembang di masyarakat selain disurau-surau dan langgar-langgar. Barulah pada dasawarsa terakhir abad ke-19, Pemerintah Kolonial Belanda memperkenalkan sistem pendidikan kolonial. Inipun hanya
2
diperuntukan bagi sekelompok kecil masyarakat, terutama kalangan ningrat. Demografisnya yang kebanyakan berada diwilayah pinggiran serta doktrin jihad yang kuat untuk melawan penjajah, menjadikan pondok pesantren tidak hanya menjadi pusat pendidikan rakyat tetapi juga menjadi simbol perlawanan terhadap Pemerintah Kolonial. Ketika Indonesia memasuki era kemerdekaan, keberadaan pondok pesantren kebanyakan masih berada di wilayah pinggiran. BPKNIP tanggal 22 Desember 1945 diantaranya mengamanatkan agar pendidikan di langgar-langgar (pesantren) dan madrasah berjalan terus dan diperpesat. Kendatipun demikian, sistem pendidikan pondok pesantren tidak serta masuk dalam sistem Pendidikan Nasional. Seiring dengan watak kemandirianya,pondok pesantren mengalami perkembangan yang pesat. Pondok pesantren tidak hanya menjelma sebagai lembaga pendidikan rakyat tetapi juga sebagai agen perubah dan pembangunan masyarakat. Dengan lahirnya UU nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Pondok pesantren memasuki babak baru dalam dunia pendidikan di negeri ini. Pondok pesantren telah masuk dalam bagian yang tidak terpisahkan dalam sistem Pendidikan Nasional. Sistem yang dulunya identik dengan sistem tradisional sekarang lahir dan berkembang dengan berbagai coraknya. Dalam perkembanganya tidak sedikit pondok pesantren yang lebih modern dari sistem pendidikan manapun, dengan menggunakan perangkat pendidikan pendidikan yang canggih dan sumber daya manusia yang dapat dihandalkan. Dengan karakter kemandirian dan independensinya pesantren berkembang dengan berbagai corak dan warna yang beragam, baik dalam sistem pengelolaan kelembagaan maupun pengembanganya.
Dari banyaknya pondok pesantren yang ada di Indonesia secara garis besar semuanya memiliki tiga macam corak tripologi. Pertama, pesantren yang memiliki corak tradisional yang berarti bahwa sistem pengelolaanya masih tradisional dalam arti semua masih dikerjakan secara manual dan tidak menggunakan kecanggihan teknologi yang sedang berkembang pada saat ini. Contohnya dalam penulisan database santri masih ditulis menggunakan tangan dan buku sehingga
3
membutuhkan waktu lama dan membutuhkan tempat yang besar untuk menyimpan database santri. Kedua, pesantren yang memiliki corak modern yang berarti dalam pengolaan pesantren sudah menggunakan teknologi yang sedang berkembang pada saat ini, seperti penulisan database santri sudah menggunakan teknologi komputer sehingga tidak memerlukan tempat yang besar dan mudah untuk mengakses. Ketiga, pesantren yang merupakan perpaduan antara corak tradisional dan modern. Dari ketiga corak pesantren ini pesantren yang masih menggunakan corak tradisional adalah pesantren yang sudah eksis dari dulu dan hingga kini masih mempertahankan corak tradisionalnya. Sedang pesantren yang sudah modern adalah pesantren yang lahir dan berkembang belakangan ketika memasuki era pembangun atau era teknologi pada saat ini. Sistem pendidikan pondok pesantren diakui banyak kalangan telah menjadi alternatif disaat sistem pendidikan sekolah dinilai memiliki banyak sisi kelemahan. Oleh karena itu ada trend baru, pesantren dengan model kombinasi atau terpadu dengan sistem sekolah memiliki perkembangan yang cepat. Selain itu seiring dengan perkembangan zaman, berkembangnya teknologi komputer, telah mempengaruhi aktivitas dan kinerja di pondok pesantren. Keberadaan dan peranan teknologi komputer yang tanpa sadar telah membawa pondok pesantren memasuki era globalisasi yang dinamis. Salah satu dari hasil perkembangan teknologi komputer adalah adanya kemudahan proses pengolahan data yang kini telah berjalan dengan cepat dan lancar, yang pada akhirnya mampu menghasilkan suatu informasi yang akurat dan tepat sesuai kebutuhan pengguna. Pondok Pesantren mulai sekarang sudah banyak yang memanfaatkan teknologi komputer. Bagi pondok pesantren modern, sistem informasi dan teknologi informasi tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu, tetapi juga menjadi senjata utama untuk bersaing dan berlomba untuk memajukan mutu pendidikan dan pengajaran yang ada. Sekarang pondok pesantren sudah banyak yang meninggalkan sistem tradisional.
Adalah pondok pesantren Al Munawwaroh, sebagai suatu bentuk lembaga pendidikan yang sudah menggunakan model kombinasi atau terpadu dengan
4
sistem sekolah dan sudah mulai memanfaatkan teknologi komputer dalam kegiatan pengajaran dan pendidikan, meskipun hanya terbatas untuk pembuatan surat-menyurat, pembuatan laporan bulanan, dan untuk perhitungan laporan keuangan. Sehingga penggunaan komputer belum maksimal dan tidak sejalan dengan sistem dari pondok pesantren itu sendiri yang sudah menggunakan model kombinasi dengan sistem sekolah. Dan di pondok pesantren ini masih banyak pengumpulan data dengan cara manual dengan ditulis dibuku sehingga sulit untuk mencari kembali data yang diinginkan. Padahal apabila dilihat dari komputer yang ada sebenarnya pengumpulan data-data yang berhubungan dengan adminstrasi bisa dilakukan di komputer. Selain hal tersebut diatas juga semakin meningkatnya tuntutan masyarakat pada lembaga pendidikan pondok pesantren untuk dapat memberikan mutu yang prima disegala aspek menyebabkan penerapan sebuah sistem informasi yang didukung teknologi informasi yang sesuai adalah mutlak dilakukan. Dengan penerapan sistem informasi diharapkan pondok pesantren dalam segala kegiatannya dapat menciptakan pelayanan kepada masyarakat, pemerintah, dunia industri, dan intern mereka dengan lebih cepat, lebih baik, dan tentunya lebih murah. Sistem Informasi Akademik (SIAK) merupakan sebuah aplikasi yang mengintegrasikan seluruh proses inti sebuah bisnis pendidikan ke dalam sebuah sistem informasi yang didukung oleh teknologi terkini. Dengan penerapan SIAK akan mempengaruhi mutu layanan secara keseluruhan, yaitu layanan yang berhubungan dengan pihak-pihak di luar lembaga pendidikan (Front Office) dan satu lagi tentunya layanan yang berhubungan dengan intern lembaga pendidikan itu sendiri (Back Office). Berdasarkan uraian di atas, maka perlu adanya kajian lebih mendalam atas pengembangan teknologi komputer pada bidang pendidikan dan pengajaran yaitu dengan melakukan penelitian pada pondok pesantren Al Munawwaroh dengan judul ”Pengembangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Komputer Sebagai Upaya Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Administrasi Pengajaran”.
5
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana pelaksanaan pengembangan sistem informasi akademik berbasis komputer yang dilaksanakan di Pondok Pesantren Al Munawwaroh ?
2. Bagaimana kualitas layanan administrasi bagian pengajaran setelah diadakan pengembangan Sistem Informasi ?
3. Apa saja faktor – faktor pendorong dan penghambat pengembangan sistem informasi akademik di Pondok Pesantren Al Munawwaroh ?
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, adapun tujuan yang diharapkan atas penelitian ini adalah
1. Untuk mengetahui Pengembangan Sistem Informasi Akademik berbasis komputer di pondok pesantren Al Munawwaroh .
2. Untuk mengetahui hasil dari Pengembangan Sistem Informasi yang berkaitan dengan layanan administrasi.
3. Untuk menganalisa faktor – faktor pendorong dan penghambat Pengembangan Sistem Informasi Akademik di Pondok Pesantren Al Munawwaroh.
D. Kontribusi Penelitian
1. Praktis
a. Bagi organisasi terkait yaitu pondok pesantren, untuk memberikan suatu solusi terhadap masalah sistem informasi akademik dengan merubah sistem akademik yang manual menuju sistem akademik yang berbasis komputer.
b. Sistem informasi Akademik yang baik diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan administrasi pengajaran.
6
2. Akademis
a. Bagi seorang penulis, yaitu untuk memperluas wawasan pemikiran serta menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh di bangku kuliah.
b. Bagi pihak lain, yaitu sebagai bahan masukan, bahan kontribusi, referensi dan sumber informasi yang akan melakukan penelitian lebih lanjut tentang manajemen sistem informasi pada umumnya dan Sistem Informasi Akademik berbasis komputer pada khususnya.
7
BAB II KAJIAN PUSTAKA
A. Tinjauan Empiris
1. Pengembangan Sistem Administrasi Pada Biro Kemahasiswaan Universitas Kristen Petra.(Studi Kasus Pada Universitas Petra Surabaya) Penelitian ini dilakukan oleh Hany pada tahun 2008 dan lokasi penelitian di Universitas Kristen Petra Surabaya. Penelitian ini menggunakan metode Deskriptif. Universitas Petra Surabaya mengembangkan sistem Administrasi dikarenakan lambatnya proses administrasi pelaporan keuangan kegiatan kemahasiswaan. Lamanya sistem ini dikarenakan staf harus memasukan setiap pengeluaran untuk dilaporkan ke Biro keuangan sesuai dengan format yang diminta atau sesuai pedoman yang sudah ditetapkan oleh universitas yaitu KRA (Ketentuan Realisasi Anggaran). Setelah diadakan pengembangan sistem administrasi ini dapat meningkatkan pelayanan staf BAKA yang dikarenakan :
1. pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik walaupun jumlah staf yang mengerjakanya berkurang.
2. laporan keuangan kegiatan kemahasiswaan dapat segera dibuat sesuai dengan aturan KRA yang ditetapkan oleh universitas.
Sistem yang dikembangkan ini tidak bisa berjalan dengan baik kecuali ada masukan – masukan dari pengguna / user. Sehingga hal ini dapat membuat penyempurnaan program, selain itu masukan dari pengguna / user dapat menjadikan program menjadi lebih user – friendly. (Hany:2008) 2. Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah untuk meningkatkan layanan Bagian Perpustakaan (Studi kasus pada Yayasan Pendidikan Dharma Putra) Penelitian ini dilakukan oleh Shadagunawi pada tahun 2007 dan lokasi penelitian pada Yayasan Pendidikan Dharma Putra. Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif, yaitu hanya menggambarkan pengembangan sistem informasi perpustakaan sekolah dan bagaimana hasil pelayanan bagian perpustakaan setelah diadakan pengembangan sistem.
8
Pengembangan sistem informasi perpustakaan ini dilakukan karena layanan petugas perpustakaan yang kurang maksimal sehingga banyak kendala atau hambatan dalam kegiatan operasional perpustakaan. Dalam penelitian ini dapat diambil kesimpulan bahwa Dari pengembangan sistem informasi ini layanan petugas perpustakaan semakin meningkat lebih baik dari sebelum diadakan pengembangan sistem. Masalah – masalah yang terjadi dapat ditangani dengan baik. Ini terbukti dari wawancara dengan petugas perpustakaan yang menyatakan bahwa kegiatan operasional perpustakaan dan proses pembuatan laporan dapat terselesaikan dengan cepat dan efisien.(Shadagunawi.2007) 3. Peranan Pengembangan Sistem Informasi Kependudukan Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Masyarakat. (Studi Kasus Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karawang) Penelitian ini dilakukan oleh Novrini pada tahun 2009 dan lokasi penelitian berada di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karawang. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan menggunakan survey. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengembangan sistem yang dilakukan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karawang. Dan bagaimana peran pengembangan sistem terhadap layanan pegawai. Berdasarkan penarikan sampel dan pengujian hipotesis terhadap masyarakat menunjukan bahwa pengembangan sistem informasi kependudukan berperan secara signifikan dalam meningkatkan kualitas pelayanan masyarakat pada sub bagian akta kelahiran dan kematian di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karawang. Dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa
1. Pengembangan sistem informasi pada Sub Bagian Akta Kelahiran dan Kematian di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kabupaten Karawang berjalan dengan baik
2. Pengembangan sistem informasi pada Sub Bagian Akta Kelahiran dan Kematian di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di
9
Kabupaten Karawang berperan positif dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada masyarakat. (Novrini:2009)
4. Analisa Penelitian terdahulu dan sekarang Dari penelitian yang sudah pernah dilakukan seperti diatas yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi dan kualitas layanan maka dapat diketahui lebih jelas perbedaan dan persamaan antara penelitian terdahulu dan sekarang dengan melihat tabel dibawah ini. Tabel 1 Perbedaan dan Persamaan Penelitian Terdahulu dan Sekarang
Nama
Judul
Lokasi
Jenis Penelitian
Metode Analisis
Hasil
Penelitian Terdahulu
Hany Ferdinando (2008)
Pengembangan Sistem Administrasi Pada Biro Kemahasiswaan Universitas Kristen Petra
Universitas Kristen Petra Surabaya
Deskriptif
Analisis Deskriptif
Setelah diadakan pengembangan sistem di BAK layanan staf BAK meningkat.
Shadagunawi (2007)
Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Untuk Meningkatkan Layanan Bagian Perpustakaan
Yayasan Pendidikan Dharma Putra
Deskriptif
Analisis Deskriptif
Setelah adanya pengembangan informasi perpustakaan sekolah, layanan petugas perpustakaan semakin meningkat lebih baik ini terbukti dari kegiatan operasional perpustakaan dapat berjalan dengan cepat dan efisien.
Novrini Hasti (2009)
Peranan Pengembangan Sistem Informasi Kependudukan Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Masyarakat.
Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karawang
Deskriptif
Analisis Kualitatif (survey dan sampel)
Berdasarkan penarikan sampel dan pengujian hipotesis terhadap masyarakat menunjukan bahwa pengembangan sistem informasi kependudukan berperan positif dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada masyarakat
10
Lanjutan
Penelitian Sekarang
Adi Suwito (2011)
Pengembangan Sistem Informasi Akademik Sebagai Upaya Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Administrasi Pengajaran
Pondok Pesantren Al Munawwaroh Malang
Deskriptif
Analisis Deskriptif
Setelah adanya pengembangan sistem informasi akademik berbasis komputer kualitas layanan bagian administrasi dapat meningkat lebih baik.
B. Tinjauan Teoritis
A. Konsep Sistem
1. Pengertian Sistem Menurut (Davis, 2002:68), sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Menurut FirtzGerald dan Stalling dalam Jogiyanto (2005:1), suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Selain itu menurut Jogiyanto (2005:1-2) terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan pada komponen atau elemennya. “Pengertian sistem dengan pendekatan prosedur dapat didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-porosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan sistem dengan pendekatan komponen adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Mc Leod (2004:9), sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.
Meskipun masing-masing komponen didesain dengan bagus, sederhana, dan efisien, jika komponen tidak saling bekerja sama maka sistem
11
tidak akan berfungsi. Disamping itu mengubah suatu komponen akan mempengaruhi komponen lain. Dari beberapa pengertian mengenai sistem di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen yang berhubungan dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal ini biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan sistem utama, seperti sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntasi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah sasaran lebih tepat. Jadi tergantung pada ruang lingkup darimana memandang sistem tersebut. Sering kali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan. 2. Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto (2005:5), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). Penjelasan dari karakteristik sistem tersebut adalah:
a. Komponen sistem (Components)
Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem.
b. Batas sistem (Boundary)
Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Segala sesuatu yang berada di luar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
12
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengangggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input)
Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan.
f. Keluaran Sistem (Output)
Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan.
g. Pengolah Sistem (Procces)
Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).
h. Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. 3. Klasifikasi Sistem Menurut Jogiyanto (2005:7) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut padang, diantaranya adalah sebagai berikut ini:
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntasi, sistem produksi dan lain sebagainya.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak terntu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
13
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem (secara relatif tidak tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan pengaruh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendali yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
B. Teknologi Informasi
Teknologi Informasi adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. Teknologi Informasi menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh dari Teknologi Informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, TV, peralatan rumah tangga elektronik, dan peranti genggam modern (misalnya ponsel). Secara umum istilah teknologi informasi identik dengan komputer. Sebenarnya istilah teknologi informasi yang populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah dari perkembangan istilah dalam dunia Sistem Informasi. Teknologi informasi memang secara lebih mudah dipahami secara umum sebagai pengolahan informasi yang berbasis pada teknologi komputer yang saat ini teknologinya terus berkembang sehubungan perkembangan teknologi lain yang dapat dikoneksikan dengan komputer itu sendiri. Menurut Akhmad Fauzi (2008:5) pada intinya istilah teknologi informasi adalah suatu teknologi yang menggunakan komputer sebagai media utama pengolahan data menjadi suatu informasi.
“Istilah teknologi informasi adalah teknologi yang memanfaatkan komputer untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. Pengolahan data dengan komputer tersebut juga dikenal dengan istilah Pengolahan Data
14
Elektronik (EDP). Yang didefinisikan sebagai proses manipulasi data kedalam bentuk yang lebih berguna berupa informasi dengan menggunakan komputer.”
C. Definisi Komputer
Komputer pada saat ini merupakan suatu benda yang pada saat ini tidak bisa lepas pada kehidupan manusia sekarang ini. Menurut Ahmad Yani (2005 : 1) komputer adalah seperangkat alat elektronik yang dihubungkan dengan listrik yang berguna untuk membantu pekerjaan manusia agar lebih mudah, cepat, dan akurat. Selain itu komputer juga sebagai alat informasi dan komunikasi yang mampu mengolah data dan kemudian menyimpanya. Seiring dengan bertambahnya waktu dan berkembangnya teknologi, semakin banyak pula jenis komputer akan bermunculan. Meskipun ada berbagai jenis alat yang bisa digolongkan ke dalam komputer umumnya orang mengartikan komputer hanya sebatas personal komputer (PC). Secara umum cara kerja komputer dapat digambarkan kedalam bagan berikut : Gambar 1 CARA KERJA KOMPUTER SECARA UMUM
Sumber : Ahmad Yani (2005:2)
D. Data dan Informasi
1. Definisi Data dan Informasi
Data merupakan bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, dan sebagainya. Data-data dibentuk dari lambang grafis. Lambang
15
grafis ini dapat alfabetis, numerik, atau berupa lambang-lambang khusus seperti *, $, dan ~. (Davis, 2002: 29). Menurut Mc. Leod (2001:15) data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Menurut Whitten (2004:23), data adalah fakta mentah mengenai orang, tempat, kejadian, dan hal-hal penting dalam organisasi. Tiap fakta, dengan sendirinya, secara relatif tidak ada artinya. Dari beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta-fakta yang merupakan sumber informasi. Dengan demikian data memiliki hubungan yang erat dengan informasi. Informasi sendiri sangat penting bagi suatu organisasi, karena denganya informasi, para pengelola dapat mengetahui kondisi obeyektif organisasi atau perusahaan. Agar dapat menghasilkan informasi maka data haruslah diolah terlebih dahulu. Informasi dapat diartikan sebgai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerima (Jogiyanto, 2005:8) Definisi umum untuk informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan yang saat ini atau mendatang (Davis, 2002:28). Hal serupa juga diungkapkan oleh Lauden and Lauden (2000:7) yang menjelaskan bahwa informasi adalah data yang terbentuk ke dalam suatu formulir yang berarti dan berguna bagi manusia. Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah penyajian data dalam sebuah bentuk tertentu yang mempunyai arti untuk yang menerima informasi. Informasi disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami untuk menambah wawasan bagi pemakainya guna mencapai tujuan. 2. Siklus Informasi
Data merupakan bahan mentah yang masih harus diolah untuk menghasilkan informasi melalui suatu model. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan
16
suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Keseluruhan proses tersebut dilakukan agar data dapat lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Model yang digunakan untuk mengolah data disebut model pengolahan data atau lebih dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi). John Burch dalam Jogiyanto (2005:9), mengemukakan siklus informasi sebagai berikut: Gambar 2 SIKLUS INFORMASI
Sumber: Jogiyanto (2005:9)
3. Kualitas Informasi
Tidak semua informasi bermutu sehingga perlu dilakukan penyaringan terhadap informasi yang beredar. Menurut Oetomo (2002:16) mutu informasi ditentukan oleh beberapa faktor: a. Keakuratan Dan Teruji Kebenarannya Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut.
b. Kesempurnaan Informasi
Untuk mendukung faktor yang pertama. Dimana informasi disajikan lengkap tanpa pengurangan, penambahan, atau pengubahan.
Proses
(Model)
Hasil
Tindakan
Keputusan
Tindakan
Penerima
Output
(Information)
Data
(Ditangkap)
Input
(Data)
Dasar
Data
17
c. Tepat Waktu
Informasi harus disajikan tepat waktu, mengingat informasi akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan.
d. Relevansi
Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan dan menjadi tidak berguna jika diberikan pada mereka yang tidak membutuhkan.
e. Mudah Dan Murah
Cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Bilamana cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak berminat untuk memperolehnya atau mencari alternatif subtitusinya. Biaya mahal yang dimaksud disini jika bobot informasi tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan. Sedangkan menurut Jogiyanto (2003:37) agar informasi dapat berguna maka informasi harus didukung oleh tiga pilar yaitu tepat kepada orangnya (relevance), tepat waktu (timelines), dan tepat nilainya (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah. Menurut Hellriegel & Slocum yang dikutip oleh Aditama (2003:134) menyatakan bahwa sebenarnya informasi sendiri tidak mempunyai nilai intrinsik, nilainya ditentukan oleh siapa yang menggunakan informasi. Agar informasi tersebut dapat mempunyai nilai yang baik, maka ada 4 faktor yang berperan, yaitu kualitas, relevansi, kuantitas, dan kesesuaian waktu, dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Kualitas
Ditentukan dengan seberapa akuratnya informasi itu menggambarkan keadaan sebenarnya.
b. Relevansi
Menunjukkan seberapa bergunanya informasi itu untuk pengambilan keputusan.
c. Kuantitas
Dinilai dalam seberapa besar informasi yang tersedia bila dibutuhkan.
d. Kesesuaian waktu
Diartikan sebagai informasi yang tersedia tepat waktu sesuai kebutuhan.
18
Uraian tersebut akan tampak pada gambar berikut ini: Gambar 3
NILAI INFORMASI
Sumber: Candra Aditama (2003:134)
E. Sistem Informasi
1. Definisi Sistem Informasi Organisasi atau perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat mengelola data yang sedang mengalir di dalam dan di luar lingkungan perusahaan. Sistem itu harus dirancang sedemikian rupa agar dapat menentukan validitas data yang berasal dari berbagai sumber. Semua organisasi atau perusahaan pasti memiliki sistem informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam organisasi (Prahasta, 2002:40). Menurut Oetomo (2002:11) sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentu suatu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Pendapat lain mengenai sistem informasi juga dikemukakan oleh Robert A. Leitch dan K Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2005:11) yaitu suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.
Agar sistem informasi tersebut dapat beroperasi secara optimal, maka dibutuhkan teknologi informasi yant telah terbukti memiliki kinerja yang sangat unggul. Apalagi bila teknologi informasi diikuti dengan instalasi
Nilai Informasi
Kuantitas
Kesesuaian waktu
Relevansi
Kualitas
19
jaringan, maka distribusi informasi akan berlangsung secara cepat dan dinamis. Laudon and Laudon (1993:5) menyebutkan bahwa suatu sistem informasi dapat digambarkan secara teknis sebagai suatu komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan atau mendapatkan kembali, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali suatu organsasi.
2. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Menurut Teguh, (2004:18) sistem informasi memiliki komponen-komponen yang saling terintegrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem, sebagai berikut:
a. Blok Masukan (Input Block)
Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Blok keluaran berupa data-data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Blok teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok Kendali (Controls Block)
Meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan/kegagalan sistem.
20
User
User
User
User
User User
Penjelasan tersebut tampak dalam gambar sebagai berikut: Gambar 4 BLOK KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Sumber: Teguh Wahyono (2004:18)
F. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut Barry E. Cushing dalam Jogiyanto (2005:14) sebagai berikut: “Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semau tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.” Pendapat lain menurut Davis dalam Jogiyanto (2003:15) sebagai berikut: “Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.” Secara teori, komputer tidak harus digunakan dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin sistem informasi manajemen yang kompleks dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non komputer dan elemen komputer. Dari definisi yang disebutkan di atas, elemen non komputer adalah sistem manusia dan elemen komputer adalah sistem mesin.
Input
Technology
Model
Database
Output
Control
21
SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi SIM tergantung dari besar-kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem informasi sebagai berikut:
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems)
2. Sistem infromasi pemasaran (marketing information systems)
3. sistem informasi persediaan (inventory management information systems).
4. Sistem informasi personalia (personel information systems).
5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
6. Sistem information pembelian (purchasing information systems).
7. Sistem information kekayaan (treasury information systems).
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information sistem).
10. Sistem informasi teknik (engineering information systems).
11. Sistem Informasi Akademik
G. Basis Data 1. Pengertian Basis Data Pembicaraan basis data tidak dapat dipisahkan dengan perkembangan teknologi komputer, karena teknologi basis data dan perkembangan teknologi komputer sebagai sistem informasi beriringan. Menurut Waljiyanto (2003 :1) Basis data dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang sesuatu benda atau kejadian yang saling berhubungan satu sama lain. Sedangkan data merupakan fakta yang mewakili suatu obyek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya, yang dapat dicatat dan mempunyai arti yang implisit.. Data dicatat atau direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Sebagai contoh, terdapat daftar nama, nomor telepon, dan alamat orang-orang yang menjadi anggota suatu organisasi. Data tersebut dicatat dalam buku daftar anggota, atau disimpan dalam disket menggunakan komputer personal dan perangkat lunak seperti Dbase, FoxBase, MS Acces, atau Excel. Kumpulan data dengan arti yang implisit tersebut dinamakan basis data.
22
2. Sistem Manajemen Basis Data Pengelolaan basis data dapat dilakukan secara manual ataupun dengan komputer. Basis data berbasis komputer dapat dikelola baik oleh sekumpulan program aplikasi untuk suatu kepentingan atau oleh Sistem Manajemen Basis Data (Database Management Sistem). Menurut Waljiyanto (2003:2) Sistem Manajemen Basis Data (SMBD) adalah kumpulan program yang digunakan untuk membuat dan mengelola basis data. Suatu SMBD merupakan sistem perangkat lunak yang secara umum dapat digunakan untuk melakukan pemrosesan dalam hal pendefinisian, penyusunan, dan manipulasi basis data untuk berbagai aplikasi. Pendenifisian basis data meliputi spesifikasi tipe data, struktur dan pembatasan (constraint) dari data yang harus disimpan dalam basis data. Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data dalam media penyimpanan data yang harus dikontrol oleh SMBD. Sedangkan yang termasuk dalam manipulasi basis data seperti pembuatan pertanyaan (query) dari basis data untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan (updating) data, dan pembuatan laporan (report generation) dari data dalam basis data. H. Tinjauan Umum Pengembangan Sistem 1. Arti dari Pengembangan Sistem Menurut Tata Sutabri (2003:50) pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama untuk suatu keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki oleh karena beberapa hal, yaitu: a. Munculnya problem pada sistem yang lama Permasalahan yang timbul dapat berupa: 1). Ketidak beresan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai harapan.
2). Pertumbuhan dalam kebutuhan organisai yang menyebakan sebuah sistem baru harus disusun. Kebutuhan organisai diantaranya adalah
23
pada informasi yang semakin luas sehingga volume pengolahan data menjadi semakin meningkat. b. Untuk meraih Kesempatan Teknologi komputer berkembang dengan cepat sehingga organisai mulai merasakan bahwa teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam hal keadaan pasar bebas, kecepatan informasi sangat menentukan berhasil tidaknya strategi dan rencana-rencana yang disusun untuk meraih kesempatan. Kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang bisnis, pelayanan yang meningkat pada langganan, dan lain sebagainya. c. Adanya instruksi-instruksi Bisa juga sistem baru dibuat karena ada instruksi dari pimpinan ataupun kekuatan dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintah. Jadi sistem baru dikembangkan untuk memecahkan permasalahan yang timbul, agar dapat meraih kesempatan atau untuk memenuhi instruksi yang diberikan. I. System Development Life Cycle (SDLC) 1. Definisi System Development Life Cycle Proses pembangunan/pengembangan sistem informasi, mulai dari konsep sampai dengan implementasinya disebut dengan istilah System Development Life Cycle (SDLC) menurut Tata Sutabri (2003 : 52). Ada 2(dua) aspek penting didalam proses pembangunan/pengembangan sistem informasi, yaitu:
a. Data tentang masalah-masalah yang ada pada saat ini.
b. Data tentang kemungkinan penyelesaian untuk masalah-masalah tersebut diatas.
Selain itu, tujuan utama pembangunan/pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
a. Menyusun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi dan kebutuhan dari fungsi operasi organisasi.
24
b. Menyusun sistem informasi dengan cara yang efisien dan efektif.
c. Mengorganisasikan suatu sistem informasi yang baru yang dapat menangani semua problem yang terjadi di dalam organisasi.
Proses pembangunan atau pengembangan sistem terdiri dari 4(empat) fase yang berbeda, yaitu investigasi sistem, analisi sistem, disain sistem dan implementasi sistem. Seperti tampak pada Gambar. Gambar 5 :
FASE PROSES PEMBANGUNAN/PENGEMBANGAN SISTEM. Sumber : Tata Sutabri (2003:53)
25
2. Prinsip Pengembangan Sistem Menurut Tata Sutabri (2003:54) ada beberapa prinsip dalam pengembangan sistem . Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:
a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah mananjemen sehingga sistem harus dapat memenuhi kebutuhan manajemen.
b. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. Untuk pengembangan sistem membutuhkan dana yang tidak sedikit, apalagi bila menggunakan teknologi yang mutakhir.
c. Sistem yang dikembangkan merupakan orang yang terdidik.
Manusialah yang berperan atas keberhasilan suatu sistem, baik dalam proses pengembangan, penerapan maupun dalam operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem harus merupakan orang yang terdidik dan menguasai segala permasalahan yang ada dan mempunyai solusi akan apa yang akan dilakukan.
d. Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem.
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personal dalam bentuk suatu tim untuk mengerjakannya.
e. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
Tahapan kerja pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah ini dapat saja tidak berurutan, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama. Misalnya didalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahap yang harus dilakukan secara serentak. Sewaktu proses perancangan output dilakukan, hasil perancangan output yang telah selesai dapat dipergunakan untuk perancangan file.
f. Takut membatalkan proyek.
Pada umumnya merupakan pantangan untuk membatalkan proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan atau membatalkan suatu proyek memang harus didasarkan evaluasi yang cermat. Untuk kasus tertentu dimana proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka pembatalan itu harus dilakukan dengan tegas. g. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem. Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja merupakan salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem.
26
3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Menurut Tata Sutabri (2003:56) siklus hidup pengembangan sistem adalah merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem. Siklus hidup pembangunan atau pengembangan sistem informasi menyajikan metodologi atau proses yang diorganisasikan guna membangun sistem informasi . Siklus hidup sistem informasi dimulai dari fase perencanaan, pengembangan, (investigasi, analisis, disain, implementasi) dan dievaluasi secara terus-menerus untuk menetapkan apakah sistem informasi tersebut masih layak diimpelmentasikan. Berikut gambar skema Siklus hidup pengembangan Sistem : Gambar 6 :
SKEMA SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM Sumber : Tata Sutabri (2003:57)
27
4. Fase-fase Pengembangan Sistem Menurut Tata Sutabri (2003:58) ada beberapa fase dalam pengembangan sistem, yang antara lain : a. Fase Perencanaan Fase ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang akan melaksanakan. Dalam fase ini ada beberapa kelayakan menurut teori TELOS yang menjadi pertimbangan dalam pengembangan sistem antara lain : 1. Technical Menunjukkan apakah sistem yg diusulkan dapat dikembangkan dan diterapkan dengan menggunakan teknologi yang ada atau jika membutuhkan teknologi baru. 2. Economic Menunjukkan apakah dana yg memadai tersedia untuk mendukung biaya dari sistem yg diusulkan. 3. Legal Menunjukkan apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dan kemampuan perusahaan untuk menunaikan kewajibannya. 4. Operational Menunjukkan apakan prosedur dan ketrampilan personalia yg ada cukup untuk mengoperasikan sistem yg diusulkan atau apakah prosedur dan ketrampilan tambahan akan diberikan. 5. Schedule Sistem yg diusulkan harus berlaku dalam suatu kerangka waktu yang logis.
28
b. Fase Pengembangan Fase ini disebut juga sebagai siklus hidup pengembangan sistem informasi yang garis besarnya terdiri dari 6(enam) tahapan atau langkah yaitu: 1). Investigasi Sistem Manfaat dari fase ini adalah untuk menentukan problem-problem atau kebutuhan yang timbul. 2). Analisis Sistem Tahap analisis ini bertitik tolak pada kegiatan-kegiatan dan tugas-tugas dimana sistem yang berjalan dipelajari lebih mendalam, konsepsi dan usulan dibuat untuk menjadi landasan bagi sistem baru yang akan dibangun. 3). Disain Sistem Pada tahap ini sebagian besar kegiatan yang berorientasi ke komputer dilaksanakan. Spesifikasi perangkat keras dan lunak yang telah disusun pada tahap sebelumnya ditinjau kembali dan disempurnakan. 4). Implementasi Sistem Tahap ini adalah merupakan prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan disain sistem yang ada dalam dokumen disain sistem yang disetujui dan menguji, menginstall dan memulai penggunaan sistem yang baru atau diperbaiki. 5). Pemeliharaan Sistem c. Fase Evaluasi Evaluasi yang dimaksud ini adalah evaluasi yang dilakukan oleh user/manajemen, sedangkan evaluasi yang dilakukan oleh tim koordinasi/analisis bersifat teknis. J. Perkembangan Jaringan 1. Definisi LAN
Teknologi yang cukup ampuh untuk mengatasi kekurangan dalam penggunaan komputer adalah pemasangan jaringan atau networking. Jaringan ini dapat diimplementasikan dalam berbagai lingkup, baik kecil maupun besar.
29
Di dalam sebuah lembaga kecil biasanya diterapkan jaringan local atau Local Area Network (LAN). Sistem LAN ini mampu menyediakan berbagai sarana kebutuhan workgroup dalam bentuk sumberdaya secara pakai-bersama (sharing), seperti media penyimpanan, pengelolaan dokumen, pencetakan, penggunaan aplikasi, dan media-media lainnya, sampai masalah komunikasi dan informasi data. Menurut Andi (2003:1) LAN adalah suatu jaringan internal yang terbatas dalam area local. Bila jarak yang harus dijangkau kurang dari 1000 meter untuk komunikasi dalam jaringan, maka digunakan dalam bentuk LAN. Diatas jarak tersebut dinamakan WAN atau Wide Area Network, suatu jaringan eksternal. LAN banyak digunakan dalam perusahaan untuk menghubungkan antara bagian-bagian dalam satu gedung. 2. Ciri-ciri LAN Menurut Andi (2003:2) ada beberapa ciri LAN yaitu :
a. Jarak antar terminal tidak terlalu jauh.
b. Pada umumnya LAN tersebut milik satu organisasi atau perusahaan.
c. Umumnya tidak mempergunakan fasilitas jaringan telepon sehingga kecepatan pengiriman data juga tidak bergantung pada jaringan tersebut.
d. Mempergunakan media transmisi berupa kabel yang khusus untuk berkomunikasi dan biasanya mempunyai kecepatan pengiriman data yang sangat tinggi (1 Mbps-0 Mbps).
Transmisi data dalam LAN mempunyai kecepatan yang berbeda-beda dan dapat dikategorikan sebagai berikut:
a. Jaringan kecepatan tinggi.
Kapasitas transmisi data lebih dari 20Mbps (Mega bits per second) yang biasanya diterapkan dalam LAN untuk komputer mainframe. Contoh: 1). Loosely Coupled Network (Control Data Corp). 2). Hyperchannel (Network System Corp.)
b. Jaringan kecepatan Medium
Kapasitas transmisi data sekitar 1Mbps-20 Mbps yang biasanya diterapkan untuk komputer mainframe kecil atau komputer mini. Contoh: 1). Ethernet (Xerox)
30
2). ARCnet (Datapoint Corp.) 3). Wangnet (Wang Laboratories) 4). Local Net (Systex) 5). Cable Net (Amdex)
c. Jaringan PC kecepatan rendah
Kapasitas transmisi data kurang dari 1 Mbps, biasanya diterapkan untuk komputer PC. 3. Arsitektur Fisik LAN Secara umum, arsitektur fisik LAN tersebut akan dijelaskan berikut ini: a. Topologi bus b. Topologi ring c).Topologi star Ketiga arsitektur fisik LAN tersebut akan dijelaskan berikut ini. a. Topologi Bus Jaringan yang menggunakan topologi bus ini biasanya menggunakan kabel coaxial dengan terminator pada setiap ujung kabelnya. Topologi ini merupakan topologi jaringan yang paling sederhana dan tidak memerlukan biaya yang besar. Jaringan dengan topologi bus ini biasanya hanya dipergunakan untuk jaringan kecil antara lima sampai sepuluh buah komputer. Gambar 7
BENTUK JARINGAN TOPOLOGI BUS Sumber : Andi (2003 : 3)
Karena komunikasi hanya menggunakan satu jalur saja (bus), maka kelemahan jaringan ini terletak pada seringnya terjadi tabrakan (collision) akibat mekanisme penggunaan jaringan yang sangat sederhana. Akibat fatal
31
muncul apabila jaringan terputus pada satu workstation, yang kemudian akan mempengaruhi seluruh workstation yang lain. b. Topologi Ring Jaringan dengan topologi ring, atau sering disebut topologi cincin atau lingkaran, adalah jaringan komputer dimana komputer satu dengan komputer yang lain sambung-menyambung dan membentuk satu lingkaran seperti cincin atau ring. Setiap data yang dikirimkan ke komputer lain akan mengelilingi komputer dalam jaringan tersebut dan memempatkan data dalam lingkaran atau ring, baru kemudian komputer yang dituju akan mengambil data dari lingkaran tersebut. Jaringan dengan topologi ini termasuk jaringan yang mudah dan murah. Kelemahannya tampak bila ada saluran yang terputus, yang akan menyebabkan seluruh saluran jaringan tidak berfungsi. Untuk menghindari kelemahan itu, topologi ring tidak dibangun secara fisik seperti lingkaran tetapi menyerupai topologi bus, yaitu dengan menggunakan perangkat concentrator berupa hub atau switch seperti ditunjukkan pada gambar. Gambar 8
BENTUK JARINGAN TOPOLOGI RING Sumber : Andi (2003:4)
32
Kelebihan topologi ring ini adalah sinyal pengiriman data hanya satu arah sehingga dapat menghindari terjadinya tabrakan data (collision). Pengiriman data menjadi lebih cepat dan sederhana. c. Topologi Star Jaringan topologi star berbeda dengan topologi bus dan ring. Pada topologi ini,setiap komputer pada jaringan akan berkomunikasi melalui sebuah concentrator yang menjadi sentral. Sebelum paket data dikirimkan ketujuan, paket data tersebut akan menuju concentrator terlebih dahulu. Gambar yang menunjukkan jaringan dengan topologi star. Gambar 9 BENTUK JARINGAN TOPOLOGI STAR
Sumber : Andi (2003:5) Jika terjadi gangguan atau masalah dalam pengiriman paket data pada satu node maka tidak akan mempengaruhi node yang lain. Hal ini memungkinkan pengaturan instalasi jaringan dapat menjadi lebih fleksibel. K. Kualitas Layanan (Servqual)
Di era globalisasi yang erat dengan persaingan, kualitas layanan yang baik menjadi perhatian bagi perusahaan yang ingin tetap eksis, terutama perusahaan dibidang jasa seperti Lembaga Pendidikan Pondok Pesantren. Lembaga pendidikan dengan kualitas layanan yang rendah akan kurang diminati atau
33
bahkan ditinggalkan oleh pelanggan (Santri). Layanan merefleksikan proses yang mencakup penyampaian produk utama,interaksi personal, kinerja dan pengalaman layanan. Kualitas layanan dapat diartikan sebagai sebuah ukuran seberapa baik tingkat layanan yang diberikan dapat memberi kepuasan kepada pelanggan. (Agus, 2011). Kualitas layanan dapat diukur karena ada tiga alasan, yaitu :
1. Hasil pengukuran dapat digunakan untuk melakukan perbandingan antara sebelum dan sesudah terjadinya perubahan pada suatu organisasi.
2. Pengukuran diperlukan untuk menemukan letak permasalahan yang terkait dengan kualitas.
3. Hasil pengukuran diperlukan untuk menetapkan standar pelayanan kualitas.
Salah satu medode yang dapat digunakan untuk mengukur kualitas layanan adalah metode servqual. Metode servqual merupakan metode pengukuran kualitas pelayanan yang paling banyak digunakan karena frekuensi penggunaanya yang tinggi. Disamping itu, metode servqual dipandang memenuhi syarat validitas secara statistik. (Fathoni, 2010)
34
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui gambaran pengembangan sistem informasi akademik yang dijalankan pada pondok pesantren Al Munawwaroh Malang, kemudian mengidentifikasikan kebutuhan atas kegiatan administrasi dan pengajaran. Kemudian dilanjutkan dengan merancang suatu alternatif suatu sistem informasi akademik agar bisa diterapkan pada pondok pesantren tersebut. Berdasarkan proses kerja tersebut, jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif karena dalam penelitian ini disamping melakukan pengamatan langsung atas sistem informasi akademik yang telah dilakukan oleh pihak pondok pesantren tetapi juga meliputi identifikasi permasalahan serta interprestasi data tentang sistem informasi akademik. Namun, peneliti tidak melakukan kontrol keadaan saat melakukan penelitian tersebut. Hal ini dilandasi oleh pendapat yang dikemukakan oleh Subana dan Martini (2005:89) yaitu ”Pada penelitian deskriptif, peneliti tidak melakukan pengontrolan keadaan saat penelitian berlangsung. Adapun pendekatan yang digunakan untuk mencapai hasil penelitian berupa studi kasus, yaitu suatu tipe pendekatan dalam penelitian yang penelaahannya kepada satu kasus dilakukan secara intensif, mendalam, mendetail, dan komprehensif.” Penelitian ini diharapkan akan memberikan hasil berupa gambaran secara obyektif mengenai pengembangan sistem informasi akademik yang sebenarnya dari objek yang diteliti. Oleh karena itu, metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif, dimana Husaini dan Purnomo (2003:81) berpendapat bahwa metodologi penelitian kualitatif dilakukan dalam situasi yang wajar (natural setting) dan data yang dikumpulkan umumnya bersifat kualitatif. Selain itu, metode kualitatif berusaha memahami dan menafsirkan makna suatu peristiwa interaksi tingkah laku manusia dalam situasi tertentu menurut perspektif peneliti sendiri. Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu untuk menggambarkan perkembangan sistem informasi akademik pada bagian pengajaran.
35
B. Fokus Penelitian
Fokus penelitian dimaksudkan untuk memberi batasan masalah yang akan diteliti sehingga memudahkan pelaksanaan penelitian. Hal ini dikarenakan masalah yang akan diteliti tidak akan melebar dan pengumpulan data akan dapat dilakukan secara tepat. Penelitian ini difokuskan pada pengembangan sistem informasi akademik, yang meliputi:
1. Prosedur dalam melakukan kegiatan akademik .
2. Fungsi departemen (divisi) yang terkait dengan akademik
3. Dokumen serta formulir yang digunakan dalam kegiatan akademik pondok pesantren.
4. Aspek manajemen, meliputi struktur organisasi, tipe dan cakupan pelayanan, pelaksanaan pelayanaan, penggunaan informasi.
C. Lokasi dan Situs Penelitian
1. Lokasi Penelitian
Yang dijadikan sebagai lokasi penelitian adalah Pondok Pesantren Al Munawwaroh yang tepatnya terletak di Jalan Kyai Sofyan Yusuf No. 32 Kedungkandang Malang. Hal ini didasarkan atas pertimbangan bahwa pondok pesantren Al Munawwaroh, memiliki potensi dalam pengembangan sistem informasi akademik berbasis komputer.
2. Situs Penelitian
Yaitu dimana sebenarnya peneliti menangkap keadaan yang sebenarnya dari obyek yang diteliti untuk dapat memperoleh data yang valid dan akurat. Adapun situs penelitian terletak pada bagian akademik
D. Sumber Data
1. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya sehubungan dengan obyek penelitian. Diperoleh dari hasil observasi maupun wawancara dengan bagian administrasi.
2. Data Sekunder
Yaitu data yang bukan diambil atau diusahakan sendiri pengumpulannya oleh peneliti. Berupa bukti catatan atau laporan historical dari form dan dokumen yang digunakan oleh pondok pesantren.
36
E. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah langkah yang sangat penting dalam sebuah penelitian ilmiah, karena data yang dihasilkan ini diharapkan dapat digunakan untuk menjawab sekaligus memecahkan permasalahan yang ada. Oleh karena itu data tersebut harus valid dan akurat, yaitu dengan menggunakan beberapa metode, yang salah satunya berupa penelitian lapangan (field research). Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Wawancara
Merupakan teknik tanya jawab secara langsung dengan pihak terkait. Dalam hal ini dikhususkan pada bagian administrasi.
2. Observasi
Peneliti melakukan pengamatan langsung terhadap obyek yang diteliti atau lokasi yang dijadikan sebagai tempat menggali data-data penelitian. Adapun obyek penelitian ini adalah bagian administrasi yang terkait sistem informasi akademik
3. Dokumentasi
Dengan cara mencari data dalam bentuk catatan, arsip, maupun dokumen yang dimiliki pondok pesantren sehubungan dengan administrasi dan data santri sehingga dapat mendukung tema penelitian.
F. Instrumen Penelitian
Dalam hal ini instrumen penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Peneliti sendiri
Merupakan instrumen kunci (key instrument) dalam penelitian ini.
2. Pedoman wawancara
Merupakan pedoman yang berupa pertanyaan yang akan diajukan secara lisan untuk dijawab kepada responden yang bertugas pada bagian administrasi pondok. Untuk mendapatkan informasi maka wawancara dilakukan menggunakan metode bebas terpimpin, hal ini dikarenakan untuk memperoleh data yang valid dari bagian administrasi.
37
3. Pedoman dokumentasi
Merupakan suatu panduan yang berupa catatan maupun dokumen yang tersedia pada perusahaan sehingga memudahkan dalam mempelajari dan mendokumentasikan catatan-catatan yang berkaitan dengan penelitian.
4. Catatan lapangan (fields notes)
Berupa catatan yang dibuat peneliti sewaktu mengadakan pengamatan (observasi) atau wawancara.
G. Analisis Data
Analisis data bertujuan untuk mereduksi data sehingga data dapat diolah, dimanfaatkan dan dipahami sedemikian rupa sampai berhasil menyimpulkan kebenaran yang digunakan untuk menjawab permasalahan yang diajukan dalam penelitian Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif, dimana dalam metode ini tidak terbatas hanya sampai pengumpulan dan pengukuran data, tetapi meliputi analisis dan interpretasi data tersebut. Adapun metode analisis yang dipakai yaitu dengan membaca tabel, gambar dan bagan yang tersedia kemudian menginterpretasikan data yang diperoleh dari bagian administrasi akademik. Kemudian pada akhirnya dapat diambil suatu kesimpulan dan saran yang perlu disampaikan. Berkenaan dengan penelitian ini, maka tahapan-tahapan dalam metode analisis data yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Menganalisa pengembangan sistem informasi akademik pada bagian administrasi pengajaran. Dalam tahap ini peneliti melakukan analisa terhadap pengembangan sistem informasi akademik yang memungkinkan untuk diterapkan oleh pondok pesantren dalam mengelola informasi yang berkaitan dengan akademis atau bidang pengajaran, yaitu pada bagian adminstrasi pengajaran
2. Pembahasan dari hasil langkah satu tentang analisa pengembangan sistem informasi akademik pada bagian administrasi pengajaran. Hasil yang telah diperoleh dari langkah satu, kemudian diinterpretasikan berdasarkan data yang telah diperoleh kemudian diidentifikasi keunggulan dan kelemahan. Adapun identifikasi data yang digunakan adalah pendekatan kualitatif
38
berdasarkan fakta-fakta yang telah diperoleh selama melakukan penelitian. Tahap ini dilakukan melalui pengamatan berdasarkan fokus penelitian pada pengembangan sistem informasi akademik dalam meningkatkan kualitas layanan administrasi pengajaran. Dengan menganalisis sistem yang sedang berjalan, di identifikasi keunggulan dan kelemahannya. langkah2 konkrit dalam pengembangan sistem.
39
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Pengertian secara umum tentang Pondok Pesantren, dan Akademik 1. Definisi Pondok Pesantren Diantara lembaga pendidikan yang pernah muncul di Indonesia, pendidikan keagamaan dalam bentuk pesantren merupakan sistem pendidikan tertua saat ini dan dianggap senagai produk budaya Indonesia. Menurut Drs.H. Amin Haedari (2005:3) kata pesantren berasala dari kata “santri” yaitu istilah yang digunakan bagi orang-orang yang menuntut ilmu agama di lembaga pendidikan Islam .Jadi, pesantren adalah tempat para santri menuntut ilmu. Pesantren merupakan salah satu jenis pendidikan Islam di Indonesia yang bersifat tradisional untuk mendalami ilmu agama Islam, dan mengamalkanya sebagai pedoman hidup sebagai pedoman hidup keseharian dengan menekankan pentingnya moral dalam kehidupan bermasyarakat. Pondok Pesantren pada umumnya tergambarkan pada ciri khas yang biasanya dimiliki oleh pondok pesantren yaitu adanya pengasuh pondok pesantren, adanya masjid sebagai pusat kegiatan ibadah dan tempat belajar, adanya santri yang belajar, serta adanya asrama sebagai tempat tinggal santri. 2. Definisi Akademik Akademik menurut istilah adalah pendidikan atau proses belajar – mengajar. Sedang menurut Ety R (2003,41) Akademik adalah sebuah keadaan dimana orang-orang bisa menyampaikan dan menerima gagasan, pemikiran, dan atau ilmu pengetahuan sekaligus melakukan pengujian terhadapnya secara jujur, terbuka, dan leluasa. Akademik biasanya berhubungan dengan Perguruan Tinggi, tetapi di dalam lembaga pendidikan Pondok Pesantren yang dimaksud akademik sendiri adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan pendidikan atau proses belajar – mengajar. Dan istilah di pondok pesantren adalah pengajaran.
40
B. Gambaran Umum Lokasi Penelitian 1. Sejarah Singkat Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh Gagasan terwujudnya sebuah pesantren di bawah Pimpinan Daerah Muhammadiyah (PDM) kota Malang salah satunya adalah dalam rangka menjawab kebutuhan kader persyarikatan yang memiliki integritas terhadap misi Muhammadiyah sebagai gerakan da'wah dan memiliki kemampuan pemahaman agama (tafaqquh fi al diin). Walaupun Muhammadiyah tidak memiliki konsep matang dalam membidani sebuah pesantren- jika dibandingkan membidani pendidikan formal- namun arah pemikiran dalam Muhammadiyah tentunya lebih diwarnai pola modernitas pendidikan, baik dalam menejemen pengelolaan hingga program pembelajaran. Barangkali ada sedikit benturan yang perlu sedini mungkin diantisipasi dalam aspek manajemen pengelolaan, yaitu otoritas kyai yang tak terbatasi –sebagaimana yang kita lihat di pesantren tradisional. Dalam persyarikatan Muhammadiyah akan ada pembatasan otoritas dan sekaligus masa kepemimpinan, karena kepemilikan asset bukan kepemilikan pribadi kyai melainkan kepemilikan persyarikatan. Namun modernitas tersebut harus diupayakan supaya tidak terkesan revolosioner, mengingat pesantren identik dengan nilai- nilai kultural yang melekat pada diri seorang kyai. Sedangkan pada program pembelajaran yang menyangkut kurikulum sekolah dan pondok perlu kerja extra dalam menentukan program terpadu (an integrated program). Tentunya ada prioritas pembelajaran yang menuju pada target/ tujuan persyarikatan, yakni terwujudnya kader persyarikatan yang memiliki integritas terhadap misi Muhammadiyah sebagai gerakan da'wah dan memiliki kemampuan pemahaman Melihat kenyataan tersebut, maka persyarikatan perlu untuk mendiskusikan sebuah sistem yang merepresentasikan nilai- nilai yang akan kita perjuangkan. Berikut konsep Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwroh.
41
2. Konsep pendidikan dan Pengajaran Pondok Pesantren Muhammadyah Al Munawwaroh a. Konsep pengajaran Secara etimologis, antara pendidikan dan pengajaran memiliki perbedaan pemaknaan, walaupun dalam aplikasi terkesan tidak ada perbedaan. Pendidikan dalam bahasa Arab "at tarbiyah", sedangkan pengajaran dalam bahasa Arab berarti "at ta'lim". At Tarbiyah berasal dari akar kata "rabba – yurabbi" yakni melihat/ mengamati, menata/ mengatur dinamika apa yang telah diprogramkan. Sebagaimana Allah mengatur dinamika alam setelah penciptaannya. Keseimbangan alam dalam sebuah aturan hukum Allah adalah proses tarbiyah Allah terhadap alam, oleh karena itu Allah disebut Ar Rabb/ Rabbul 'Alamin. فَلَمَّا جَنَّ عَلَيْهِ اللَيْلُ رَأَى كَوْكَبًا قَالَ هَذَا رَبِّي فَلَمَّا أَفَلَ قَالَ لَا أُحِبُّ الْآفِلِينَّ) 76 )
Ketika malam telah menjadi gelap, dia melihat sebuah bintang (lalu) dia berkata: "Inilah Tuhanku" Tetapi tatkala bintang itu tenggelam dia berkata: "Saya tidak suka kepada yang tenggelam".(Al An'am;76) Pengajaran adalah proses belajar mengajar/pembelajaran yang memakai acuan yang telah direncanakan dalam program pembelajaran, ditetapkan target pengajaran dan waktunya. Program pengajaran tersebut disebut kurikulum. b. Konsep pendidikan Proses pendidikan dijalankan dengan menekankan aspek bimbingan pengarahan (guardian and counseling) terhadap aturan- aturan yang telah ditetapkan, yang sangat terkait dengan nilai ketaatan dan akhlak pengabdian. Sehingga penerapan pendidikan dalam pengertian di atas lebih menekankan unsur bimbingan dan pengarahan terhadap murid untuk mencapai kesuksesan pembelajaran. Melihat urgensi tertatanya pendidikan sebelum menerima pengajaran, maka di pondok tradisional santri terlebih dahulu mempelajari kitab "ta'limul muta'allim", dengan harapan agar santri siap menerima pelajaran dengan penuh keikhlasan dan ketaatan.
42
Pendidikan dalam konteks bimbingan pengenalan aturan main (istilah sekarang kontrak belajar), yakni dengan menekankan prinsip dan dasar- dasar belajar di pondok pesantren. Oleh karena itu Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh memiliki panca jiwa hidup di pondok dan dasar- dasar menuntut ilmu yang menjadi tujuan dan motivasinya:
Panca Jiwa Pondok:1 1). Jiwa Keikhlasan 2). Jiwa Kesederhanaan 3). Jiwa berdikari 4).Jiwa Ukhuwah Islamiyah 5). Jiwa kebebasan berpikir Lima jiwa yang harus dimiliki setiap santri tersebut diterjemahkan melalui ketetapan peraturan disiplin sunnah- sunnah pondok.
Sedangkan mabadi’ (dasar) yang “melandasi” tujuan pendidikan dan pengajaran selalu mengarah kepada Lima Dasar Pondok: (مبادئ الخمّسة )2
Lima Dasar Pondok
مبادئ الخمّسة
1. Allah sebagai tujuan kami
الله غايتنا
2. Rasul sebagai suri tauladan kami
الزسىل قدوتنا
3. Al Qur’an sebagai aturan hidup kami
القزان دستىرنا
4. Jihad sebagai jalan hidup kami
الجهاد سبيلنا
5. Mati di jalan Allah angan- angan tertinggi
المىت فى سبيل الله أسمى أمنينا
1). Allah sebagai tujuan kami Terwujudnya santri yang memiliki komitmen keimanan yang kokoh, tidak mensekutukan Allah baik dalam tindakan maupun pemikiran. 2). Rasul sebagai suri tauladan kami Terwujudnya santri yang memahami sunnah Rasul Muhammad Saw dan menjahui bid'ah baik dalam ubudiyah mahdloh maupun mu'amalah. 3). Al Qur'an sebagai aturan hidup kami
43
Terwujudnya santri yang memahami Al Qur'an dan mengamalkannya dalam kehidupan sehari- hari, dengan pendekatan memahami ilmu bahasa Arab sebagai bahasa Al Qur'an. 4). Jihad sebagai jalan hidup kami Terwujudnya santri yang memiliki integritas perjuangan menegakkan syariat Islam di manapun dia berada dengan bekal misi rahmatan lil 'alamin. 5). Mati di jalan Allah sebagai angan- angan tertinggi kami Terwujudnya santri yang memiliki mentalitas tangguh dan wawasan yang jauh ke depan dalam pengabdian diri kepada Allah. Dasar- dasar tersebut yang memberikan garis- garis pengajaran, yang nantinya diterjemahkan dalam konsep kurikulum pengajaran serta visi dan misi pondok. 3. Visi dan Misi Dari pengertian pendidikan dan pengajaran tersebut, Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh memiliki visi dan misi sebagai berikut: Visi Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh: "Mewujudkan lembaga pendidikan Islam yang bermutu dan mandiri, serta terwujudnya out put kader yang memiliki integritas terhadap persyarikatan Muhammadiyah dan tafaqquh fi al diin". Berdasarkan visi tersebut, maka Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh memiliki misi sebagai berikut;
a. Menanamkan nilai- nilai qur'ani kepada para santri melalui aktifitas sehari-hari.
b. Menumbuhkembangkan kepedulian kepada sesama melalui pendekatan emotional intelligence dan spiritual intelligence.
c. Membekali para santri dengan bahasa internasioanal.
d. Mengembangkan sistem pendidikan berdasarkan panca jiwa pondok.
e. Membekali para santri terhadap khittah perjuangan Muhammadiyah.
f. Membekali para santri berdasarkan mabadi' khamsah
g. Memberikan bekal ketrampilan menuju kemandirian.
44
Berdasarkan visi dan misi di atas, maka Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh bertujuan:
a. Terwujudnya pendidikan yang dapat melahirkan lulusan yang beriman dan berakhlaq dengan kemampuan yang kompetetif dan bermanfaat bagi orang lain.
b. "sebaik- baik manusia dialah yang bermanfaat bagi yang lain, dan berakhlaq mulia." (al hadist)
c. terwujudnya sistem pendidikan yang memiliki muatan keislaman dan apresiatif terhadap perubahan global.
d. Terwujudnya santri yang memiliki keseimbangan antara kekuatan jasmaniyah dan rohaniyah serta kepekaan sosial.
e. Terwujudnya santri yang mandiri dan mampu melakukan teamwork melalui berbagai aktifitas belajar intra maupun extra kurikuler.
4. Sistem Pendidikan Pondok Sistem pendidikan yang akan diterapkan adalah pendidikan berasrama dengan mengadopsi sistem pesantren Darussalan Gontor. Santri akan dididik selama 24 jam penuh, dengan variasi program, antara lain:
a. Program leadership
b. Program kemasyarakatan
c. Program bela diri (Tapak Suci)
d. Program Hizbul Wathan
e. Program khitobah
f. Program jurnalistik
g. Program bahasa
h. Program ketrampilan
i. Kemuhammadiyahan (MKCH, Khittah MD, Mukadimah AD, Kepribadian MD)
Seluruh program tersebut diajarkan diluar dan di dalam kelas, namun lebih banyak di luar kelas. Seluruh program tersebut mengarah pada pengajaran bahasa Arab dan Inggris, sehingga bisa berjalan dengan baik bila didukung
45
oleh pengajar yang memiliki SDM memadai, yakni mampu berkomunikasi dengan dua bahasa tersebut. Program – program tersebut terdiri dari : a. Program leadership Program leadership diajarkan dalam berbagai macam kegiatan. Di asrama para santri memiliki wadah organisasi; ketua kamar, bagian kesehatan dan bagian olah raga. Kemudian di masjid mereka memiliki wadah organisasi keta'miran yang menjadual imam dan mu'adzin. Seluruh program di atas, terutama program leadership, mengacu kepada panca jiwa pondok. Jadi di asrama pesantren mereka mengatur diri mereka secara mandiri, yang tentunya dibimbing oleh para ustadz yang terdidik mengatur asrama.
b. Program kemasyarakatan
Program kemasyarakatan diajarkan melalui pemberian kepercayaan kepada santri untuk mengajari anak- anak kampung belajar membaca Al qur'an, dan program bakti sosial yang biasanya terpadu dalam program berkemah hizbul wathan.
c. Program bela diri (Tapak Suci)
Program bela diri tapak suci adalah program penggemblengan mental dan fisik untuk melindungi diri dan orang lain, yang diharapkan muncul sikap tanggungjawab terhadap dirinya dan orang lain.
d. Program Hizbul Wathan
Program Hizbul Wathan adalah program kepramukaan yang melatih sikap disiplin dan cekatan dalam beraktifitas, serta mengajarkan kepedulian terhadap orang lain dan sikap siap menolong.
e. Program khitobah
Program khitobah adalah pembelajaran berpidato dalam tiga bahasa. Di dalamnya ada pendidikan mental skill yaitu mampu menyampaikan aspirasi dan menahan sikap emosional.
46
f. Program jurnalistik
Program jurnalistik adalah pendidikan santri yang terkait dengan ketrampilan tulis menulis. Wadah karya tulis santri dimuat di VOM (Voice of Munawwaroh) yang terbit seminggu sekali.
g. Program bahasa
Program bahasa adalah pembelajaran berbahasa/komunikasi di lingkungan pesantren. Sehingga terbentuk lingkungan berbahasa, baik bahasa Arab, Inggris dan Indonesia. Penerapan program tersebut tidak sebatas pelajaran di kelas, tapi dalam setiap aktifitas para santri harus berbahasa Arab, Inggris dan Indonesia.
h. Program keterampilan
Program keterampilan adalah pembekalan santri untuk persiapan hidup secara mandiri (life skill). Program ketrampilan bebas diajarkan sesuai dengan kecenderungan minat bakat santri, sedangkan program ketrampilan khusus diajarkan untuk menunjang kualitas santri, sebagai contoh penguasaan program ms word dan excel pada bidang komputer.
i. Kemuhammadiyahan
Program kemuhammadiyahan adalah pembekalan santri tentang organisasi Muhammadiyah sebagai organisasi kemasayarakatan dan gerakan da'wah melalui internalisasi nilai- nilai perjuangan dan da'wah dalam cara beribadah dan sikap hidup (akhlaq). Program ini diutamakan secara idiologis dan pelaksanaan penilaiannya pada sikap hidup santri, baik di dalam asrama maupun di luar asrama. 5. Sistem Pengajaran Pondok Sistem pengajaran yang akan diterapkan di pesantren adalah program terpadu; yaitu program formal (SLTP/Mts) yang mengacu kepada kurikulum Depdiknas. Namun secara fleksibel keterpaduan tersebut mengacu kepada mabadi' khamsah dan ajaran muhammadiyah. Fleksibilitas artinya dalam mengatur kurikulum pengajaran mengacu kepada target tujuan utama dalam visi dan misi pondok.
47
6. Lokasi Pondok Pesantren Muhammadiyah AL Munawwaroh Pondok pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh berada di Kota Malang tepatnya di Jl.Kyai Sofyan Yusuf 32 Kedungkandang Malang tepatnya 200m arah utara dari Kantor Urusan Agama Kecamatan Kedungkandang, memiliki areal 2500M2, yang di dalamnya ada beberapa lembaga aset Pimpinan Daerah Muhammadiyah (PDM) Kota Malang, antara lain: a. Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh
b. Panti Asuhan Muhammadiyah Al Munawwaroh
c. TK ABA 20
d. MTs Muhammadiyah 2.
e. MA Muhammadiyah 2
f. Madrasah Diniyah Al Munawwaroh
g. Program Kejar Paket B,C
Dalam pengelolaan dan pengaturan internal lembaga yang ada di dalam lokasi pondok diatur dengan menejemen satu atap di bawah kepemimpinan pondok dengan tujuan:
a. Memudahkan kontrol dan evaluasi program kerja yang berkesinambungan.
b. Mengacu pada asas efektif dan efisien.
c. Mengawal pelaksanaan visi dan misi pondok sebagai lembaga kader.
d. Mewujudkan kebersamaan antar lembaga dalam menempuh cita- cita perkaderan.
e. Mengawal cita- cita Muhammadiyah dalam mewujudkan kader yang militan dan mampu mengembangkan cita- citanya dalam da'wah amar ma'ruf nahi munkar.
Panti Asuhan dan Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh adalah dua lembaga yang secara bersama- sama melaksanakan visi dan misi dalam program 2 in 1, yang kemudian disebut dengan Panti Pondok. Program tersebut antara lain:
a. Panti Asuhan lebih berfungsi sebagai lembaga support dana, yang mengalokasikan dananya kepada pemenuhan kebutuhan sekolah, sandang, pangan dll bagi santri selama di dalam asrama. Tujuan support dana
48
tersebut untuk mendukung terlaksanannya program kaderisasi yang dicanangkan pondok dalam visi dan misinya.
b. Pondok Pesantren sebagai lembaga pendidikan dan pengajaran, yang dalam pelaksanaannya membawahi pendidikan formal dan nonformal di dalam asrama.
7. Kegiatan Pondok
a. Kegiatan Pendidikan Formal
Kegiatan pendidkan formal yang dilaksanakan di dalam pondok meliputi Taman Kanak- Kanak (TK ABA 20), Madrasah Tsanawiyah Muhammadiyah 2 (Mts Muhammadiyah 2), dan Madrasah Aliyah Muhammadiyah 2 (MA Muhammadiyah 2)
b. Kegiatan Pendidikan Non Formal
Kegiatan Pendidikan non formal yang dilaksanakan didalam pondok meliputi Madrasah Muallimin Al Islamiyah (MMI), Madrasah Diniyah, dan Program Kejar Paket B,C.
c. Kegiatan Pendidikan Pondok
Kegiatan pendidikan pondok merupakan kegiatan pembinaan dalam format pendidikan 24 jam selama di pesantren dan pengajaran pondok dengan mengacu kurikulum Pondok Pesantren Darusslam Gontor. Santri trampil berbahasa Arab, Inggris dan membaca kitab kuning.
d. Kegiatan Sosial Kemasyarakatan
Kegiatan sosial kemasyarakatan merupakan kegiatan yang mengarah kepada pembinaan masyarakat dalam aspek pembinaan mental spiritual berupa pengajian umum setiap ahad pagi, kursus bahasa dan pendidikan Al Qur’an bagi anak- anak (TPQ). 8. Struktur Pengurus Pondok Dalam melaksanakan program pendidikan dan pengajaran di pondok pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh, maka dibentuklah struktur organisasi pondok sebagai berikut :
49
Dewan Pimpinan Pondok Mudir Pondok : H. Ali Jakfar Wakil Mudir I : Drs. H. Khozin , M.Si Wakil Mudir II : Drs. H. Abdul Rouf Abdullah Sekretaris : H. Moh. Yasin Soehaemi Bendahara : Hj. Munggur Kangsias, SH. Tim Pengembang : 1. Drs. H. Abdul Haris, MA. ( Ketua ) 2. Drs. H. Robby Harmono ( Sekretaris ) 3. Dr. Ahsamul In’am ( Anggota ) 4. Ir. H. Baroni, MM ( Anggota ) 5. Saiful Amin, S.Ag ( Anggota ) Pengasuh Santri : Ust. Lookh Mahfudz Kepala Madrasah : Drs.Mulyanto,S.Pd Staff Pengasuhan Santri : Ust. Muh Novi Rifa’ie , S.Hi Ust. Muh Budi Aji Staff Pengajaran : Ust. Muh Adi Suwito Lembaga Bahasa ( LAC ) : Ust. Muslimin,S.Pdi Usth. Yakuth MR, S.Si Lifeskill ( Ketrampilan ) : Usth. Yeni Damayanti Administrasi : Ust. Nasrul Arief 9. Guru atau Ustadz Pondok Adapun untuk guru/ustadz Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh adalah sebagai berikut : 1. Ust. Lookh Mahfudz 2. Ust. M Novi R 3. Ust. M Budi Aji 4. Ust. Muslimin 5. Ust. Sifak Junaidi 6. Ust. Adi Suwito
Ustad pondok ini semuanya adalah lulusan dari Pondok Pesantren Darussalam Gontor Ponorogo. Selain ada guru lulusan pondok ada juga guru – guru
50
reguler lulusan dari berbagai perguruan tinggi yang mengajar di MTs dan MA. 10 . Kurikulum Pondok Pesantren Muhammadiyah AL Munawwaroh Untuk kurikulum yang diterapka pada santri di Pondok adalah kurikulum terpadu yang artinya dipadukan dengan kurikulum standar Depag dan kurikulum standar Gontor yang rincianya sebagai berikut : Tabel 2 Kurikulum Pondok Pesantren Muhammadiyah AL Munawwaroh
NO
BIDANG STUDI
MATA PELAJARAN
K E L A S
1
2
3
4
5
6
SM 1
SM 2
SM 1
SM 2
SM 1
SM 2
SM 1
SM 2
SM 1
SM 2
SM 1
SM 2
1
BAHASA ARAB
Al-Imla'
2
2
1
1
1
1
2
Durussulughoh
4
4
4
4
3
3
3
Al-Insya'
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
4
Al-Muthola'ah
2
2
2
2
2
5
Al-Nahwu
2
2
2
2
2
2
2
1
1
1
6
Al-Shorfu
1
1
1
1
1
1
7
Al-Balaghoh
1
1
1
1
1
1
8
Tarikh Adab Lughoh
2
2
1
1
9
DIRASAH ISLAMIYAH
Al-Qur'an
1
1
10
Al-Tajwid
2
1
1
1
11
Al -Tafsir
2
2
1
1
1
1
12
Al - Tarjamah
1
1
1
1
1
13
Al-Hadist
2
2
2
2
2
2
1
1
2
2
2
2
14
Mustholah al-Hadist
2
2
2
2
15
Al-Fiqh
2
2
1
1
1
1
2
2
2
2
1
1
16
Ushul Fiqh
1
2
1
2
1
1
17
Al-Faroidh
1
1
18
Al-Tauhid
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
19
Dien al-Islam
20
Muqoronatul Adyan
2
2
21
SKI / Tarikh Islam
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
22
Akidah Akhlak
1
1
1
1
2
1
23
Al - Qur'an Hadist
1
1
24
Al-Mahfudzot
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
25
Al-Mantiq
1
1
51
26
At-Tarbiyah
1
1
1
1
2
2
27
Psikologi Umum
28
Psikologi Pendidikan
1
1
1
1
29
Al-Khot al-'Aroby
1
1
1
1
1
1
30
ENGLISH
English
6
6
6
6
6
6
4
4
6
6
5
5
31
Reading / Speaking
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
32
Dictation / listening
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
33
Composition
34
Symantec
35
Bahasa Indonesia
6
6
6
6
6
6
4
4
5
5
5
5
36
Sastra Indonesia
4
4
4
4
37
PKN
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
38
Antropologi
2
2
2
2
39
Ilmu Pasti
Matematika
6
6
6
6
6
6
4
4
3
3
3
3
40
IPA
Fisika
2
2
2
2
2
2
2
2
41
Kimia
1
1
1
1
2
2
42
Biologi
2
2
2
2
2
2
2
2
43
IPS
Sejarah
2
2
2
2
2
2
1
1
2
2
2
2
44
Geografi
2
2
2
2
2
2
1
1
45
Ekonomi
1
1
1
1
1
1
2
2
46
Sosiologi
1
1
1
1
1
1
2
2
47
Mulok
TIK
2
2
2
2
2
2
2
2
48
Kemuhammadiyahan
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
49
Kesenian/seni budaya
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
50
BP
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
51
Life Skill
Multimedia
4
4
4
4
4
4
52
KKPI
2
2
2
2
53
RPL
2
2
2
2
2
2
JUMLAH HISHOH
58
58
58
58
58
58
58
58
58
58
58
58
52
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan 1. Pengertian Administrasi Pondok Pesantren Secara Umum Administrasi yang ada di dalam pondok pesantren biasanya meliputi ketatausahaan, keuangan, regristrasi warga belajar, proses belajar mengajar, administrasi perpustakaan, statistik dan laporan kegiatan pondok pesantren. Administrasi yang di pasang di dinding adalah pencatatan / pendataan yang ditempel pada dinding diruang kantor. Administrasi ini terdiri dari data warga belajar dan guru, susunan pengurus pondok pesantren, daftar piket kelas, daftar kelompok belajar warga belajar, kalender pendidikan, statistik pondok , program pondok pesantren dan lain-lainnya. Pengelolaan keuangan pondok pesantren pada umumnya berkisar pada pengelolaan keuangan orang tua/masyarakat, keuangan kesejahteraan personil dan gaji serta keuangan yang berkaitan seperti perbaikan sarana dan sebagainya. Kegiatan ini dicatat pada buku administrasi penerimaan dan pengeluaran dalam buku kas. Administrasi warga belajar adalah kegiatan pencatatan warga belajar sejak diterima sampai keluar/tamat dari pondok pesantren. Kegiatan ini meliputi penerimaan warga belajar baru, daftar hadir, buku raport dan mutasi warga belajar. Administrasi pegawai terdiri dari daftar pegawai, daftar hadir kepegawaian, daftar penilaian pegawai baik pegawai edukatif maupun pegawai administrasi. Administrasi perlengkapan secara garis besar meliputi kegiatan penentuan kebutuhan, proses pengadaan, penggunaan, dan pencatatan serta pertanggungjawaban kepada yang berwewenang. 2. Sistem Administrasi Pondok sebelum adanya pengembangan
Penyelenggaraan administrasi di dalam Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh adalah upaya pengaturan dan pendayagunaan segenap sumber daya sekolah (manusia, dana, sarana, dan lingkungan) secara efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pendidikan agar tujuan pendidikan di pondok tercapai
53
secara optimal. Akan tetapi pelaksanaan Administrasi di Pondok masih jauh
yang diharapkan karena sistem administrasi pondok masih manual. Administrasi
Pondok meliputi :
a. Sistem Administrasi Program Pengajaran
Administrasi program pengajaran merupakan usaha dan kegiatan yang
meliputi seperangkat program pengalaman belajar yang disusun untuk
mengembangkan kemampuan siswa sesuai dengan tujuan pondok. Dalam
Administrasi ini masih banyak menggunakan buku tulis atau pengerjaanya
masih manual selain itu banyak dari komponen administrasi program
pengajaran yang belum tertata rapi dikarenakan sistem yang masih manual dan
masih menggunakan form – form yang sederhana seperti :
1. Sistem Pendataan Ustadz/ah yang absen
Dalam pendataan ini Pondok Pesantren masih menggunakan manual / ditulis
dalam buku yang didapat dari ustadz/ah yang piket dari bagian pengajaran.
Dalam pendataan ini masih menemui kesulitan setiap akhir bulan ketika
perekapan absen ustadz/ah yang tidak masuk karena sistem administrasi belum
tertata dan belum terkomputerisasi. Sistem pendataan ini dapat terlihat dari
skema sistem dibawah ini.
Gambar 10
Alur Sistem Pendataan Ustadz/ah yang Absen Mengajar Sebelum
Adanya Pengembangan Sistem
Guru Piket
Buku Guru Piket/ Rekapan Akhir Bulan
Form data ust/ah yang absen
54
Dan form yang yang digunakan untuk merekap ustadz/ah yang absen adalah
sebagaimana tersebut dibawah ini :
Tabel 3.
Form data ustadz/ah yang absen
No Nama Jam Kelas Mapel Ket Pengganti
Dari sistem ini banyak hambatan / kesulitan yang dirasakan oleh bagian
pengajaran, antara lain :
1. Ketika pengasuh pondok meminta rekapan ust/ah yang absen, bagian
pengajaran harus melihat buku dari guru piket sehingga membutuhkan waktu
lama dalam perekapan.
2. Bagian pengajaran dalam merekap menemui kesalahan hitung jumlah ust/ah
yang absen mengajar.
2. Data Ustadz/ah Pengajar Mata Pelajaran
Pendataan Ustadz/ah di Pondok juga masih manual dalam arti menggunakan
buku tulis dan microsoft excel. Apabila dilihat dari sistem manual yang ada
pendataan ustadz/ah Pengajar Mata Pelajaran masih belum masuk dalam
database padahal database sangat diperlukan dalam suatu organisasi. Sistem
pendataan ini dapat dilihat jelas dalam alur dibawah ini :
Gambar 11
Sistem Pendataan Ustadz/ah Pengajar Mata Pelajaran
Bag Pengajaran Dimasukan keexcel Keluar Surat
menentukan tugas mengajar dan dibuku data guru Keputusan
55
Dalam pelaksanaanya pendataan dengan cara ini bagian Pengajaran banyak
menemui kesulitan yaitu sering terjadi kehilangan data. Dan kesulitan
pencarian apabila pimpinan membutuhkan data mengajar ustadz/ah hal ini
terjadi karena tidak ada database yang menyimpan data secara baik. Berikut
ini contoh pendataan ustadz/ah Pengajar mata pelajaran yang diterapkan
didalam pondok :
Tabel 4
Form Data Ustadz/ah Pondok Pengajar Mata Pelajaran
No
Nama
Guru
Pelajaran
Jam Mengajar / Kelas Juml
ah
Jam
Tugas
7 8a 8b 9a 9b 10 11 12 Tambahan
1 Mulyanto 1. Sosiologi 2 2
Kepala
Madrasah
2 Adi Suwito 1. Tarjamah 1 9
Waka/ bag
Kurikulum
2. Al Fiqh 1
Administras
i Sekolah
3. Geografi 2
4. Akidah Akhlaq 1
5. Antropologi 2
6. At-Tarbiyah 2
3. Sistem penilaian akademik santri
Sistem penilaian akademik santri yang berjalan di Pondok Pesantren Al
Munawwaroh saat ini masih menggunakan sistem penilaian lama atau
tradisional. Semua nilai masuk kedalam rapot dengan cara manual mulai
ustadz/ah mata pelajaran sampai ke wali kelas. Alur sistem penilaian
akademik santri dapat digambarkan seperti dibawah ini :
Gambar 12
Sistem Penilaian Akademik Santri Sebelum Pengembangan Sistem
Nilai dari guru Masuk ke wali Dimasukan ke ledger/ Arsip
Mata pelajaran kelas raport Bag Pengajaran
56
Dari gambar diatas sistem masih menggunakan manual, tidak ada database yang
dapat menyimpan nilai santri. Sehingga bagian pengajaran ataupun wali kelas
banyak menemui kesulitan yaitu :
1. Sering terjadi kehilangan data nilai pada bagian pengajaran.
2. Wali kelas membutuhkan waktu lama dalam memasukan nilai ke raport
karena harus ditulis lagi dengan tulisan tangan.
3. Membutuhkan tempat khusus dalam penyimpanan arsip data nilai.
b. Administrasi Kesiswaan
Administrasi Kesiswaan merupakan usaha dan kegiatan yang meliputi
pengaturan tentang administrasi yang berkaitan dengan siswa dalam upaya
mengembangkan potensi siswa. Dalam administrasi kesiswaan juga masih
banyak yang manual seperti :
1. Data Santri
Dalam aplikasi data santri pondok masih menggunakan buku untuk
mencatat data santri (Buku Induk), dalam pelaksanaanya buku ini banyak
menemui kendala atau hambatan terutama apabila ada suatu kasus santri dan
diperlukan data santri maka bagian administrasi membutuhkan waktu yang
lama dalam pencarian data santri sehingga pengambilan keputusan tentang
santri terhambat. Dalam Administrasi kesiswaan pondok masih
menggunakan sistem manual seperti gambar dibawah ini :
Gambar 13
Sistem Data Base Santri Sebelum Pengembangan Sistem
Santri Mendaftar Formulir Data Santri Masuk Ke
Buku Induk Santri
57
c. Administrasi Kepegawaian Administrasi Kepegawaian adalah kegiatan mencakup penetapan norma, standart, prosedur pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, kesejahteraan, dan pemberhentian tenaga kependidikan sekolah agar dapat melaksanakan tugas dan fungsinya dalam mencapai tujuan sekolah. Dalam administrasi kepegawaian ini pondok masih belum mempunyai sistem sehingga database tentang pegawai belum ada. Seperti : a). Data Pegawai Data pegawai di Pondok ini dicatat didalam buku besar kepegawaian,dan form isian pegawai sehingga pondok memerlukan tempat penyimpanan dan apabila salah satu bagian atau pimpinan memerlukan data pegawai, bagian administrasi memerlukan waktu untuk mencari di dalam buku besar. Sehingga keputusan yang akan diambil oleh pimpinan yang berkaitan dengan kepegawaian terhambat. Gambar 14 Sistem Pendataan Pegawai Sebelum Pengembangan Sistem
Data Pegawai Form isian data Buku Besar Pegawai Arsip (Surat lamaran) Pegawai Tabel 5 Contoh Pendataan Pegawai Pondok (Buku Besar Pegawai Pondok)
No
Nama
Tempat Tanggal Lahir
Pendidikan Akhir
Mulai Tugas Mengajar
Alamat , No telp
58
d. Administrasi Keuangan. Administrasi Keuangan adalah suatu usaha dan kegiatan pengaturan uang yang digunakan dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh Administrasi keuangan masih belum bisa tertata dengan baik karena belum ada database uang masuk dari infak santri dan disposisi uang keluar sehingga tidak ada kontrol keuangan masuk dan keluar Komponen administrasi keuangan di pondok ini meliputi : a). Sumber keuangan. b). Pengalokasian. c). Penganggaran. d). Pemanfaatan dana. e). Pembukuan. f). Pemeriksaan dan pengawasan. g). Pertanggung jawaban dan pelaporan. Dari ini semua dapat dilihat bahwa sistem administrasi di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh sangatlah sederhana dan banyak permasalahan – permasalahan yang menjadikan kualitas pelayanan bagian administrasi pengajaran berjalan kurang baik. Untuk mengatasi itu semua dan untuk memperbaiki kualitas pelayanan bagian administrasi maka sudah sepatutnya Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh melaksanakan pengembangan sistem informasi akademik. 3. Alasan dilaksanakannya Pengembangan Sistem Informasi Akademik di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh Dilaksanakanya Pengembangan Sistem Informasi Akademik di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh karena ada beberapa hal, yang antara lain : 1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
 Ketidakberesan sistem yang lama
59
Ketidakberesan dalam sistem yang lama yang dikarenakan penggunaan alat/media yang manual dan sistem yang sederhana sehingga menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan dan banyak menimbulkan permasalahan – permasalahan yang mengakibatkan pelayanan bagian administrasi kurang berjalan dengan baik.
 Pertumbuhan organisasi
Perkembangan Pondok Pesantren yang semakin lama semakin berkembang dengan pesat yaitu adanya system administrasi pendidikan satu atap dengan MTs - MA Muhammadiyah 2 yang menyebabkan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru sehingga harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan . 2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan Dalam keadaan persaingan lembaga pendidikan yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh Pimpinan Pondok dan dapat memenangkan persaingan dengan lembaga pendidikan lain. 3. Adanya instruksi dari pimpinan Pondok Pengembangan sistem yang baru di pondok pesantren ini dikarenakan adanya instruksi dari pimpinan Pondok dan Yayasan yang menginginkan kualitas pelayanan bagian administrasi menjadi lebih baik.
60
4. Langkah – langkah yang dilakukan oleh Pimpinan Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh dalam Pengembangan Sistem Infomasi Akademik Dalam upaya pengembangan sistem informasi akademik Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh ada beberapa langkah yang dilakukan oleh Pimpinan Pondok Pesantren diantaranya :
a. membentuk tim pengembangan sistem Informasi Akademik
Tim pengembang ini terdiri dari :
1. Pengasuh Pondok
2. Kepala Madrasah
3. Bagian Pengajaran
4. Bagian Administrasi
b. Melakukan tahapan – tahapan Pengembangan Sistem
Karena Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh melaksanakan pengembangan sistem ini dengan cara konvensional atau mengembangkan sendiri sistemnya dikarenakan dana yang terbatas maka tim pengembang melakukan beberapa tahapan yang, antara lain : 1. Perencanaan Sistem ( Systems Planning) 2. Analisis Sistem (System Analysis) 3. Perancangan Sistem (Systems Design) 4. Seleksi Sistem (System Selection) 5. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation & Maintenance ). 5. Tahapan – Tahapan Pengembangan Sistem Informasi Akademik di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh a. Perencanaan sistem
Dalam Perencanaan sistem ini dapat menyangkut beberpa hal yaitu : estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan
61
untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. Kebutuhan – kebutuhan fisik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem ini meliputi kebutuhan dari media system seperti komputer dan jaringan, untuk tenaga kerja Pondok mengambil satu orang dari luar yang mampu dalam membuat sistem sedangkan dana direncanakan dari dana bantuan. Perencanaan sistem ini terdiri dua rencana : 1. Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 s.d. 2 tahun 2. Perencanaan jangka panjang meliputi periode sampai dengan 5 tahun Untuk pertama ini Pondok menggunakan Perencanaan jangka pendek yamg meliputi periode 1 s/d 2 tahun dikarenakan melihat dari SDM yang ada. Dalam Perkembangan sistem ini, rencana sistem yang akan dikembangkan yaitu segala hal yang berhubungan dengan kegiatan Administrasi dan Akademis,seperti : 1. persuratan dan pengarsipan 2. kepegawaian 3. keuangan 4. Administrasi kesiswaan 5. Administrasi kurikulum b. Analisis Sistem Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Di tahap ini ada beberapa hal yang akan di analisa, antara lain : 1 Analisis Lingkungan Organisasi Internal
Analisa lingkungan organisasi merupakan langkah utama yang penting dalam analisa sistem. Itulah sebabnya harus diketahui tentang organisasi, struktur
62
manajemen, orang-orangnya, aktivitas pekerjaan, sistem lingkungan harus berhubungan sistem informasi yang berlaku. Selain itu perlu juga pemahaman spesifikasi operasi kerja kelompok pengguna akhir yang akan dipengaruhi oleh sistem informasi baru atau sistem informasi berkembang yang diusulkan. Dalam hal ini yang dianalisa dipondok ini adalah lingkungan organisasi Internal yang mencakup struktur organisasi, dan Job discription atau pembagian tugas setiap bagian. Untuk struktur organisasi dan Job discription rincianya terlampir. 2 Analisis Sistem Yang Ada Sebelum merancang sistem baru, penting bagi kita untuk belajar sistem yang akan dikembangkan atau digantikan (jika itu adalah satu). Harus dianalisis bagaimana sistem ini menggunakan perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya manusia untuk mengkonversi sumber data organisasi kedalam produk informasi untuk pengguna terakhir. Perlu dianalisis apakah sumberdaya sistem ini digunakan untuk memenuhi sistem informasi aktivitas masukan, proses, keluaran, penyimpanan, dan kendali. Kemudian, dalam tahap perancangan sistem ini, kita dapat menetapkan apa sumberdaya ini, produk, dan aktivitas dalam sistem yang harus kita rancang. 3 Analisis Sistem Kebutuhan Langkah ini adalah salah satu langkah sulit dalam analisa sistem. Disini kita harus mencoba, pertama, untuk menentukan apakah kita (atau pengguna akhir) memerlukan informasi tertentu (ini kadang - kadang disebut analisa kebutuhan atau analisa kebutuhan pengguna). Kedua, kita harus mencoba menentukan kebutuhan kemampuan proses informasi untuk masing - masing aktivitas sistem (masukan, proses, keluaran, penyimpanan, dan kendali) untuk mengetahui kebutuhan informasi (ini kadang - kadang disebut analisa kebutuhan fungsional). Akhirnya, kita harus mencoba untuk mengembangkan syarat sistem logika. Kesulitan dari tahap pertama persyaratan analisa merupakan alasan utama pengembangan dari metode alternatif pengembangan sistem, seperti sistem-sistem paket dan rancangan kerja.
63
6. Pengembangan Sistem Informasi Akademik Di Pondok Pesantren Al Munawwaroh A. Perancangan Sistem / Pengembangan Sistem Informasi Analisis sistem menjelaskan sebuah sistem apa yang harus memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna. Rancangan sistem terdiri dari aktivitas rancangan logika dan rancangan fisik, dimana keduanya menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan sistem yang dikembangkan dalam tahap analisa sistem. 1. Aktivitas rancangan Logika Aktifitas ini meliputi pengembangan spesifikasi yang lebih umum tentang bagaimana aktivitas input, pengolah, output, penyimpanan, pengendalian memenuhi persyaratan sistem yang dikembangkan pada tahap analisis sistem. Aktivitas rancangan logika pada Pengembangan sistem Informasi Akademik Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh meliputi : 1. Surat menyurat Yang akan dikembangkan pada sistem ini adalah penanganan dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar kemudian diarsipkan sesuai kode kearsipan. Penataan surat masuk dan surat keluar berdasarkan : - Disposisi - Nomor arsip surat. 2. Kepegawaian Yang akan dikembangkan pada sistem ini adalah penanganan administrasi semua warga sekolah tersebut yaitu guru dan karyawan oleh Tata Usaha. Penanganan administrasi pegawai haruslah teratur dan tertib agar memudahkan dalam pencariannya apabila diperlukan sewaktu-waktu. Dalam hal ini yang akan dikembangkan adalah Sistem Database pegawai pondok mulai dari pimpinan, staf pengajar, sampai karyawan pondok. 3. Keuangan Yang akan dikembangkan pada sistem keuangan ini adalah penataan keuangan pondok yang meliputi :
- Disposisi Uang Keluar
- Bukti pembayaran Santri
64
4. Kesiswaan Dalam hal ini yang akan dikembangkan yaitu Sistem Data base santri. 5. Kurikulum Dalam kurikulum, pengembangan sistem yang akan dilaksanakan meliputi:
1. Database Ust/ah yang absen mengajar
2. Database penilaian Akademik
3. Database tugas mengajar guru
2. Aktivitas rancangan Fisik Dalam rancangan fisik ini sebelum merancang yang lebih spesifik lagi maka yang pertama akan dilaksanakan adalah rancangan jaringan karena sistem yang akan dikembangkan yaitu sistem jaringan. Jaringan yang akan dibangun terdiri dari beberapa komputer dari tiap-tiap bagian yang akan terhubung dalam satu sistem dan ada data base sebagai pusat data. 1. Jaringan LAN Model jaringan yang akan dikembangkan yaitu model Jaringan Topologi Star karena didalam jaringan yang akan dikembangkan akan dipasang switch sebagai penjembatan. Selain itu agar apabila ada gangguan pada salah satu sistem tidak mempengaruhi yang lain. Gambar 15.
Jaringan Sistem Informasi Akademik Yang Akan Di Kembangkan Pada Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh
Komputer Administrasi
Switch Hub Komputer Server ( Komputer kurikulum )
Komputer Kesiswaan Komputer Guru
65
Keterangan :
1. Komputer server yang juga merupakan komputer kurikulum yang nantinya akan menjadi pusat data dan administrator jaringan.
2. Komputer administrasi yang akan menangani masalah keadministrasian seperti : surat-menyurat, disposisi keuangan, dan lain-lain.
3. Komputer Kesiswaan yang akan menjadi data base siswa, dan data nilai ekstra kurikuler.
4. Komputer guru merupakan komputer yang akan diakses guru dalam melihat kondisi siswa, dan memasukan data nilai siswa.
2. Sistem Operasi Yang akan digunakan dalam Sistem Akademik Pada Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh ini ada dua sistem operasi yang digunakan dalam kinerja system akademik, yaitu :
a. Sistem Operasi dari internal sendiri yaitu sistem data base yang menggunakan sistem operasi Microsoft Access dan Microsoft Excel
b. Sistem Operasi dari eksternal yaitu menggunakan bantuan dari LBB Erlangga Purwokerto.
Pondok memilih sistem operasi ini dikarenakan semua bisa mengakses dan ada keamanan dalam akses (pasword) dan meliputi semua aspek mulai dari kepala sekolah sampai siswa. 3. Rancangan Secara Spesifik Sistem Informasi yang dikembangkan Dalam pelaksanaanya sistem Administrasi yang akan dikembangkan antara lain :
1. Surat-menyurat
Sistem yang akan dikembangkan yaitu data base disposisi surat masuk dan surat keluar. Rincian media yang akan digunakan dalam surat-menyurat ini antara lain :
a. sistem data base menggunakan Microsoft Acces
b. Printer
66
Sistem yang akan dikembangkan dalam hal surat menyurat adalah sebagai berikut Gambar 16 Pengembangan Sistem Data Base Untuk Surat Masuk
Data Base Keterangan sistem data base surat masuk adalah
1. Surat masuk kemudian dibuka (khusus untuk surat yang ada tulisan rahasia tidak dibuka).
2. Surat didata di komputer untuk masuk ke database dan untuk diberi nomor arsip surat.
3. Surat didisposisikan ke Pengasuh Pondok.
4. Setelah didisposisi surat kemudian digandakan untuk didistribusikan ke bagian – bagian atau diarsip.
Gambar 17
Tampilan Depan Form Data Base Disposisi Surat Masuk
Surat Masuk
Pengasuh untuk disposisi
Distribusi / Arsip
67
Semua surat masuk didata di form ini untuk masuk ke data base dan untuk nomor arsip surat kemudian di disposisikan kepada Pengasuh Pondok. Gambar 18 Tampilan Hasil Pendataan Surat Masuk Untuk Disposisi
Keunggulan dari sistem ini adalah :
1. Mudah untuk mengoperasikan atau user – friendly sehingga bagian administrasi yang menangani tentang surat menyurat tidak mengalami kesulitan dalam memasukan data surat masuk.
2. Pengarsipan surat lebih tertata rapi sehingga apabila pimpinan membutuhkan surat yang sudah masuk maka bagian administrasi tidak perlu waktu lama dalam pencarian ulang surat yang masuk.
Kelemahan dari sistem ini adalah : 1. Orang lain dapat melihat data karena program ini tidak ada password atau keamananya sehingga orang lain dapat mudah masuk kedalam program ini.
68
2. Kepegawaian
Sistem yang akan dikembangkan dalam sub bagian kepegawaian ini adalah data base pegawai. Dalam bagian kepegawaian ini sistem operasi yang akan digunakan yaitu :
a. Dengan memakai program bantuan dari LBB Erlangga Purwokerto.
a. Data Pegawai dengan menggunakan Sistem Program Aplikasi Untuk data Pegawai ini, pada sistem Program Aplikasi ini menyediakan fasilitas untuk mengolah data guru dan karyawan, mulai data Guru (alamat, no telp, lulusan, dan lain – lain ) sampai data jenjang karir guru. Sistem database kepegawaian yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut : Gambar 19 Pengembangan Sistem Database Kepegawaian
Data Base Keterangan :
1. Dari gambar diatas alur sistem database kepegawaian dimulai dari Surat lamaran Kerja Ust/ah atau data pegawai.
2. Setelah surat lamaran kerja atau data pegawai dikumpulkan termasuk foto untuk dijadikan profil ust/ah dan pegawai.
3. Profil dimasukan kedalam database komputer.
4. Profil yang ada tadi diarsip atau dmasukan kedalam lemari arsip.
Surat Lamaran Kerja Ust/ah
Profil Ust / ah
Arsip
69
Gambar 20 Tampilan Depan Sistem Database Pegawai Pondok Didalam sistem ini terlihat ada beberapa hal yang dapat ditampilkan apabila ingin melihat data guru mulai dari Kode Pegawai, NIP, Nama, dan bisa dilihat data guru secara detail dengan cara diisi sesuai dengan form yang ada sehingga untuk mencari data guru dapat dilakukan dengan mudah. Gambar 21
Tampilan Data Pegawai Secara Detail
70
Keunggulan dari sistem ini adalah : 1. Kemudahan pengoperasian sehingga bagian kepegawaian dapat dengan mudah menggunakan tanpa ada kesulitan. 2. Apabila ingin mencari data pegawai bagian kepegawaian tidak perlu mencari di lemari arsip cukup mencari dikomputer administrasi sehingga bagian kepegawaian tidak memerlukan waktu lama untuk mencari data pegawai. Kelemahan dari sistem ini adalah 1. Database tidak bisa dishare kekomputer lain sehingga pencarian data kepegawaian harus di komputer administrasi.
3. Keuangan
Sistem yang akan dikembangkan dalam sub bagian keuangan ini adalah data base pengeluaran uang. Dalam bagian keuangan ini sistem operasi yang akan digunakan yaitu :
a. Sistem Disposisi Uang Keluar menggunakan microsoft acces
b. Data Base Bukti Pembayaran Santri menggunakan microsoft acces
a. Sistem Disposisi Uang Keluar Sistem ini bertujuan untuk mengetahui keluarnya uang khususnya dibagian pengajaran yang banyak membutuhkan pengeluaran seperti:
a. ATK KBM ( Santri dan Ustadz )
b. Gaji
Dan sistem ini bertujuan mengontrol uang keluar sehingga pengeluaran uang dapat diatur dengan baik. Dalam sistem ini dibuat alur sebagaimana gambar berikut: Gambar 22 Pengembangan Sistem Pengeluaran Kas
Data Base/Format Disposisi
Surat Permohonan
Pengasuh untuk disposisi
Dana Keluar
71
Keterangan :
1. Dari gambar diatas, setiap bagian yang akan membutuhkan dana harus membuat surat permohonan atau proposal terlebih dahulu.
2. Setelah surat selesai kemudian bagian administrasi mendata surat permohonan atau proposal kedalam database untuk dibuat disposisi.
3. Setelah selesai surat dan lembar disposisi diserahkan ke Pengasuh Pondok untuk disetujui.
4. Setelah disetujui kemudian dimasukan lagi kedalam database untuk pengisian disposisi dan keterangan sumber dana.
5. Kemudian dana bisa keluar sesuai dengan persetujuan pengasuh pondok.
Sedangkan gambar dari Tampilan Depan Disposisi Pengeluaran Kas sebagai berikut : Gambar 23 Tampilan Depan Form Sistem Pengeluaran Kas Sistem ini menggunakan acces dikarenakan kemudahan dalam penggunaan sehingga bagian Administrasi tidak mengalami kesulitan dalam menggunakan sistem ini. Sedangkan form lembar disposisi untuk persetujuan pengasuh pondok adalah sebagai berikut :
72
Gambar 24 Tampilan Form Lembar Disposisi Pengeluaran Kas b. Data Base Pembayaran Santri Sistem pada bagian keuangan yang akan dikembangkan juga adalah sistem data base pembayaran santri. Sistem ini menggunakan Microsoft acces karena mudah penggunaannya, selain itu sistem ini bertujuan untuk:
1. Pemeriksaan pemasukan dari SPP santri
2. Memudahkan dalam pengambilan keputusan
Sistem ini dapat digambarkan dengan alur sebagai berikut : Gambar 25 Pengembangan Sistem Pembayaran Santri
Data Base beserta bukti pembayaran Keterangan :
1. Dari gambar diatas santri membayar kebagian keuangan
2. Kemudian bagian keuangan memasukan data pembayaran kedalam database. Dan dicetak bukti pembayaran
Santri membayar
Bukti Diserahkan Ke Santri
73
3. Bukti pembayaran rangkap 2 yang warna putih diserahkan kesantri dan warna merah untuk arsip bagian keuangan.
Berikut ini tampilan depan data base pembayaran santri : Gambar 26 Tampilan Depan Form Database Pembayaran Santri
Gambar 27 Tampilan Bukti Pembayaran Santri
74
Keunggulan sistem ini adalah : 1. Mudah pengoperasianya, sehingga bagian keuangan tidak mengalami kesulitan dalam penggunaan sistem ini. 2. Dengan sistem ini kontrol keuangan dapat dilaksanakan sehingga pengeluaran kas dapat diminimalisir sesuai dengan kebutuhan. 3. Dengan sistem database pembayaran santri, bagian keuangan dapat dengan mudah merekap pembayaran santri. Kelemahan sistem ini adalah : 1. Sistem ini belum bisa melink dengan database siswa sehingga belum bisa menentukan siswa yang belum membayar uang bulanan. 4. Kesiswaan Dalam hal Kesiswaan sistem informasi yang akan dikembangkan yaitu
- Database Siswa / Santri
Karena Pondok belum mempunyai database santri yang komputerisasi sehingga mangalami kesulitan dalam mencari data siswa. Dalam hal kesiswaan ini sistem yang akan dikembangkan menggunakan Program Aplikasi (Bantuan dari LBB Erlangga). Sistem yang akan dikembangkan mempunyai alur sebagai berikut : Gambar 28 Pengembangan Sistem Database Santri
Database Santri (Komputer Kesiswaan)
Formulir Pendaftaran Santri
Buku Induk Santri
75
Keterangan sistem database santri :
1. Data santri diambil dari formulir pendaftaran santri yang sudah diisi oleh santri.
2. Formulir pendaftaran dikumpulkan beserta foto santri dan dibedakan perkelas kemudian dimasukan kedalam Buku Induk Santri.
3. Dari buku induk dimasukan kedalam database komputer kesiswaan.
Gambar 29 Tampilan Depan Database Santri Dalam gambar diatas dapat dilihat bahwa data siswa sangat lengkap mulai dari nama, nomor induk, alamat, data orang tua, sampai golongan darah dan foto siswa tersebut. Dengan sistem ini diharapkan dapat memudahkan dalam pencarian data santri sehingga dapat meningkatkan kualitas Sistem Administrasi Pengajaran. Keunggulan sistem ini adalah :
1. Mudah dalam pengoperasianya sehingga bagian kesiswaan atau bagian yang menangani santri tidak mengalami kesulitan dalam penggunaan sistem ini.
2. Mudah dalam pencarian data santri sehingga bagian kesiswaan atau santri tidak perlu lagi membuka buku induk cukup mencari di komputer bagian kesiswaan atau santri.
76
Kelemahan sistem ini adalah : 1. Sistem database santri ini tidak bisa dilink dengan database pembayaran sehingga data santri yang nunggak pembayaran tidak bisa dicari di database santri. 5. Kurikulum Dalam kurikulum pengembangan sistem yang akan dilaksanakan meliputi
a. Data ust/ah yang absen dalam mengajar
b. Data nilai akademik santri
c. Data mengajar ustadz/ah
Pengembangan sistem ini menggunakan Microsoft Acces dan Microsoft Excel karena sistem ini mudah dalam pengoperasian dan pembuatan. a. Data Ustadz yang absen Sistem ini adalah sistem database dengan menggunakan sistem operasi Microsoft Acces. Dalam sistem ini ustadz/ah yang absen mengajar akan dimasukan kedalam database sehingga memudahkan bagian kurikulum dalam merekap ustadz/ah yang absen mengajar setiap bulan. Berikut ini alur pengembangan sistem database ustadz/ah yang absen mengajar Gambar 30 Pengembangan Sistem Database Ust/ah Yang Absen Mengajar
Data Base / Komputer Kurikulum Keterangan :
1. Data ust/ah yang absen didapat dari ust/ah yang piket
2. Data dari ust/ah yang piket kemudian dimasukan kedalam database
3. Dari database kemudian jadi rekapan ust/ah yang absen mengajar tiap bulan.
Data dari Ust /ah Piket
Rekapan Bulanan
77
Gambar 31 Tampilan Depan Form Database Ustadz/ah Yang Absen Mengajar
Keunggulan dari sistem ini adalah : 1. Mudah pengoperasianya, sehingga bagian kurikulum tidak menemui kesulitan dalam penggunaan sistem ini. 2. Memudahkan bagian kurikulum dalam merekap data ust/ah yang absen mengajar tiap bulan. Kelemahan sistem ini adalah : 1. Sistem ini tidak bisa melink dengan data pegawai ketika membuka data pegawai tidak bisa melihat juga loyalitas dan dedikasi pegawai. b. Sistem Penilaian/Pembuatan rapot Sistem ini dikembangkan untuk memudahkan wali kelas dalam membuat raport santri.Dalam sistem penilaian ini ustadz hanya merekap data nilai santri dan memasukkanya kedalam Microsoft Excel. Setelah itu data tersebut akan menjadi ledger dan menjadi raport. Alur penilaian ini dapat menjadi jelas melalui gambar berikut ini :
78
Gambar 32 Pengembangan Sistem Data Nilai Akademik Santri
Data Base / Komputer Guru Keterangan
1. Dari alur gambar diatas ust/ah mata pelajaran memberikan nilai ke ust/ah wali kelas.
2. Setelah itu wali kelas tinggal memasukan nilai kedalam program raport ini sesuai dengan mata pelajaran masing – masing.
3. Ledger yang sudah diisi wali kelas kemudian softcopy diberikan kepada bagian pengajaran untuk dibuat data nilai santri.
Gambar 33 Tampilan Format Penilaian/Ledger
Ust Mat Pel
Wali Kelas
Print untuk menjadi raport
79
Dengan format ledger ini ustadz atau ustadzah wali kelas tinggal memasukan nilai menurut santri dan mata pelajaran masing-masing kedalam form excel. Kemudian dari ledger ini bisa menjadi raport. Gambar 34 Tampilan Format rapot yang sudah jadi Keunggulan menggunakan sistem ini adalah : 1. memudahkan wali kelas dalam membuat rapot santri. 2. memudahkan bagian pengajaran untuk melihat data nilai akademik santri sehingga dapat menganalisa kenaikan nilai akademik santri. Kelemahan sistem ini adalah : 1. Sistem raport ini bukanlah database sehingga bagian pengajaran harus membuat file tersendiri dalam penyimpananya. 2. Sistem ini tidak bisa link dengan data santri sehingga apabila kita membuka file data santri di bagian kesiswaan maka kita tidak bisa melihat nilai akademik santri. 3. Tingkat keamanan sistem yang kurang, sehingga orang lain dapat masuk kesistem operasional.
80
2. Sistem database tugas mengajar ustadz / ah
Pengembangan sistem database ini didasari dari data tugas mengajar yang
selama ini masih menggunakan buku dalam penyimpananya maka dikembangkan
sistem data base dengan menggunakan program microssoft acces. Untuk
memudahkan bagian pengajaran dalam mencari data jumlah jam ngajar guru, guru
mata pelajaran dan lain – lain. Berikut ini alur pengembangan sistem database
tugas mengajar ustadz/ah.
Gambar 35
Pengembangan Sistem Database Tugas Mengajar
Bag Pengajaran Dimasukan kedalam Dibuat Surat
menentukan tugas mengajar program database Keputusan
Gambar 36
Tampilan Depan Form Database Tugas Mengajar Ustadz/ustadzah Pondok
81
Dari kedua gambar diatas dapat dilihat bahwa setelah adanya pengembangan sistem database tugas guru mengajar bagian pengajaran / kurikulum mempunyai database tugas mengajar, sehingga memudahkan bagian kurikulum dalam mencari data jumlah jam ngajar ust/ah, ustadz/ah pengajar mata pelajaran dan lain – lain. Keunggulan sistem ini adalah : 1. Sistem ini mudah digunakan oleh bagian kurikulum sehingga bagian kurikulum tidak menemui kesulitan dalam penggunaan sistem. Kelemahan sistem ini adalah : 1. Tingkat keamanan sistem yang rendah atau tidak ada password apabila ingin masuk kedalam sistem. Sehingga setiap orang dapat dengan mudah masuk dan merubah data yang ada. 7 . Kualitas layanan sebelum dan sesudah pengembangan sistem A. Kualitas layanan sebelum adanya pengembangan sistem Apabila dilihat dari berbagai permasalahan yang ada ditiap bagian administrasi, maka bisa diambil kesimpulan bahwa layanan yang diberikan bagian administrasi yang menyangkut dengan kegiatan akademik berjalan kurang baik. Ini terbukti dari wawancara dengan pengasuh dan kepala akademik (Madrasah). Menurut pengasuh pondok sistem yang berjalan sebelum adanya pengembangan sistem belum bisa memberikan layanan yang baik. Seperti contoh dibawah ini : 1. Dalam hal pelayanan surat menyurat terutama surat masuk. Sebelum adanya pengembangan sistem seringkali bagian administrasi kebingungan dalam mencari kembali arsip surat yang sudah masuk, sehingga pengasuh pondok ataupun kepala akademik pondok sering terhambat dalam pengambilan keputusan dikarenakan lamanya waktu pencarian surat. 2. Dalam hal keuangan terutama pembayaran santri. Sebelum adanya pengembangan sistem, bagian administrasi keuangan pernah menemui wali santri yang marah karena masalah pembayaran bulanan. Ini semua disebabkan karena tidak ada database yang menyimpan data pembayaran santri.
82
3. Dalam hal kesiswaan terutama masalah data santri Sebelum adanya pengembangan sistem data santri, pengasuh pondok sering menemui hambatan dalam memutuskan suatu kebijakan yang menyangkut santri. Ini dikarenakan layanan bagian kesiswaan yang terlambat dalam memberikan data santri selain itu bagian kesiswaan juga sering kehilangan data santri sehingga harus melakukan pendataan ulang tentang santri. Bagian kesiswaan juga sering terlambat dalam membuat no induk santri dikarenakan penulisan buku induk yang masih manual. 4. Dalam hal kurikulum terutama masalah nilai santri. Menurut kepala akademik pondok tentang nilai santri sebelum adanya pengembangan sistem yang terkomputerisasi sering terjadi kelambatan wali kelas dalam pengumpulan ledger ataupun pembagian raport. Ini semua dikarenakan penulisan ledger dan raport yang manual, sehingga wali kelas membutuhkan waktu khusus dalam penulisan raport dan ledger. Dari permasalahan – permasalahan diatas dapat dilihat bahwa layanan bagian administrasi kurang berjalan dengan baik. B. Kualitas layanan sesudah pengembangan sistem informasi Kualitas layanan bagian administrasi yang berkenaan dengan akademik sesudah diadakan pengembangan sistem informasi berjalan baik meskipun ada hambatan – hambatan tetapi layanan yang diberikan oleh bagian administrasi meningkat. Ini terbukti dari wawancara dengan pengasuh pondok dan kepala akademik (madrasah) pondok pesantren. Menurut beliau setelah diadakan pengembangan sistem ini layanan bagian administrasi mulai meningkat. Banyak hal – hal yang dilakukan dengan waktu yang relatif singkat seperti pencarian surat masuk, pencarian disposisi uang keluar, pencarian data santri dan guru, pembuatan rapot. Dari ini semua dapat diambil kesimpulan bahwa pengembangan sistem informasi ini berpengaruh positif terhadap kualitas layanan bagian administrasi.
83
8. Faktor yang menghambat dan mendukung pelaksanaan pengembangan sistem Administrasi Pengajaran di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh Dalam setiap kegiatan pasti ada faktor pendukung dan penghambatnya. Begitu juga dengan pengembangan sistem Administrasi Pengajaran di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh ada hal-hal yang dapat mendukung suksesnya program pengembangan system ini. Faktor pendukung tersebut antara lain:
1. Komitmen dan semangat tinggi yang dimiliki oleh Pimpinan Pondok dalam hal ini antara lain Kyai, Pengasuh dan Kepala Madrasah dalam hal pengembangan sistem yang tujuanya juga akan dapat mengembangkan kemajuan pondok itu sendiri.
2. Semangat bagian Pengajaran dan Administrasi dalam melaksanakan tugas dan dalam hal pengembangan sistem yang sedang dilaksanakan.
3. Dukungan dari ustadz atau bagian-bagian yang lain di Pondok dalam kegiatan pengembangan sistem ini dengan cara menjalankan sistem dan tidak merubahnya.
4. Terpenuhinya sarana prasarana yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem administrasi pengajaran ini.
Atas dukungan itu, maka pengembangan sistem yang dilaksanakan di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh khususnya bagian Administrasi dan Pengajaran dapat berjalan dengan lancar. Akan tetapi ada beberapa sedikit hambatan – hambatan dari faktor internal pondok itu sendiri dalam pengembangan sistem ini antara lain :
1. Ada beberapa SDM (sumber daya manusia) khususnya bagian Administrasi dan bagian pengajaran yang masih kurang mengerti akan tujuan pengembangan sistem ini sehingga kurang bersungguh-sungguh dalam pelaksanaannya.
2. Ada beberapa SDM yang kurang mengerti akan penggunaan program atau belum bisa menggunakan komputer sehingga perlu ada pelatihan khusus bagi beberapa orang yang belum bisa menggunakan komputer.
84
Untuk mengatasi hambatan itu sendiri ada beberapa hal yang mungkin bisa dilakukan yang antara lain :
1. Pimpinan (Pengasuh dan Kepala Madrasah) mengumpulkan bagian administrasi dan pengajaran untuk memberikan pembinaan tentang pengembangan sistem ini.
2. Pimpinan pondok terus mengevaluasi dan memberikan arahan kinerja kepada bagian administrasi dan pengajaran.
3. Mengadakan mutasi atau perputaran bagian. Jadi bagian administrasi dan pengajaran yang tidak bisa komputer diganti atau dimutasi kebagian lain. Supaya pengembangan sistem dapat berjalan dengan baik.
Dari ini semua ada satu hal yang bisa dilakukan oleh Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh dan stafnya agar sistem lebih sempurna lagi yaitu masukan dari para pengguna sistem. Karena dengan adanya masukan dan saran dari para ust/ah pengguna sistem maka sistem akan menjadi lebih baik lagi atau menjadi friendly-sistem.
85
BAB V PENUTUP A.Kesimpulan Dari hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan : 1) Dilaksanakan pengembangan sistem di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh ini karena adanya penilaian dari masyarakat bahwa pondok sudah seharusnya menggunakan system yang berbasis komputerisasi dan kebutuhan pondok dalam pengembangan sistem karena jumlah santri semakin banyak. 2) Dalam upaya pengembangan sistem ada beberapa langkah yang dilakukan oleh pimpinan pondok yang diantaranya : a) membentuk tim pengembangan system. b) memberi fasilitas yang dibutuhkan dalam pengembangan system ini misalnya seperti pengadaan computer dan Jaringan LAN. 3) Dalam pengembangan system ini ada beberapa langkah yang dilaksanakan yang antara lain :1. Perencanaan system, 2. Analisis Sistem, 3. Perancangan Sistem, 4. Pemeliharaan 4) Dalam perjalanan pengembangan system ini ada faktor pendukung dan penghambat. Faktor pendukung antara lain : a. Semangat dan komitmen Pimpinan Pondok, b. Semangat bagian Pengajaran dan Administrasi dalam menjalankan tugas, c.Dukungan para ustadz atau bagian yang lain, d. tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan.Sedangkan faktor penghambat adalah SDM ( Sumber Daya Manusia ) yang kurang mengerti akan sistem dan computer. 5) Untuk mengatasi hambatan itu ada beberapa cara yang bisa dilakukan oleh Pimpinan Pondok antara lain :
4. Pimpinan (Pengasuh dan Kepala Madrasah) mengumpulkan bagian administrasi dan pengajaran untuk memberikan pembinaan tentang pengembangan sistem ini.
5. Pimpinan pondok terus mengevaluasi dan memberikan arahan kinerja kepada bagian administrasi dan pengajaran.
6. Mengadakan mutasi atau perputaran bagian. Jadi bagian administrasi dan pengajaran yang tidak bisa komputer diganti atau dimutasi
86
kebagian lain. Supaya pengembangan sistem dapat berjalan dengan baik.
6) Dengan adanya pengembangan sistem informasi akademik pada bagian administrasi dan pengajaran kualitas layanan bagian administrasi dan pengajaran meningkat baik. Meskipun ada beberapa kekurangan – kekurangan tetapi pelayanan yang diberikan oleh bagian administrasi dan pengajaran lebih baik daripada sebelum adanya pengembangan sistem. Ini sesuai dengan pernyataan pengasuh pondok yang menyatakan bahwa meskipun dengan adanya pengembangan sistem informasi akademik, pelayanan bagian administrasi dan pengajaran belum seperti yang diharapkan tetapi sudah ada peningkatan. 7) Meskipun demikian masukan dan saran dari ust/ah pengguna sistem sangat diharapkan bagi tim pengembang sistem pondok pesantren untuk lebih menyempurnakan sistem informasi akademik di Pondok Pesantren Muhammadiyah Al Munawwaroh. B.Saran Berdasarkan kesimpulan tersebut ada beberapa saran untuk Pondok Pesantren Muhammadmiyah AL Munawwaroh yang dapat dilakukan untuk pengembangan Sistem Administrasi Pengajaran yaitu :
A) Pimpinan Pondok diharapkan tetap konsisten terhadap segala sesuatu yang dilakukanya demi menjaga akuntabilitas yang ada.
B) Bagian Pengajaran dan Administrasi diharapkan terus memacu semangat dan konsisten dalam menjalankan tugas dalam pengembangan system yang ada.
C) Pimpinan Pondok diharapkan memberikan bimbingan bagi Bagian Pengajaran dan Administrasi masalah Pengembangan Sistem.
D) Para Ustadz / bagian yang lain terus mendukung dengan cara terus melaksanakan system yang sudah dikembangakan.
E) Pimpinan pondok harus bersikap tegas kepada ust/ah bagian administrasi dan pengajaran ataupun kepada ust/ah bagian yang lain yang belum bisa komputer agar belajar dan wajib mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang komputer yang akan diadakan oleh pimpinan pondok dan apabila
87
masih belum bisa maka pimpinan harus mengambil kebijakan pergantian bagian demi kelancaran sistem yang sudah dikembangkan.
F) Ketika pengembangan sistem semua user / ust/ah bagian administrasi pengajaran diikut sertakan dalam tim pengembangan sistem. Sehingga dalam pengembangan nantinya akan sesuai dengan keinginan user.
G) Tim pengembang sistem diharapkan dapat bekerja sama dengan instansi terkait (Universitas,PDM) dalam pengembangan sistem informasi.
H) Meminta masukan dan saran dari para ahli sistem informasi dalam pengembangan sistem informasi ini.
I) Meminta masukan dan saran dari para pengguna sistem untuk kesempurnaan sistem yang sudah dikembangkan.
J) Kedepan bukan hanya sistem akademik yang harus dikembangkan akan tetapi sistem pondok secara keseluruhan yang mulai direncanakan untuk dikembangkan. Contoh pembuatan website pondok, jaringan tiap bagian, dan lain – lain.
DAFTAR PUSTAKA
Aditama, Candra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: UI-Press
Agus Salim. 2011. Jurnal Pengukuran Kualitas Layanan Menggunakan Servqual dan Confirmatory Factor Analysis (CFA). ITS Surabaya
Ahmad Yani, Panduan Menjadi Teknisi Komputer, Bandung : Kawan Pustaka
Akhmad Fauzi.2008. Pengantar Teknologi Informasi, Yogyakarta : Graha Ilmu
Davis, Gordon B. 2002. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: Bagian I Pengantar. Alih Bahasa Andreas S.A. dan Drs. Bob Widyahartono. Jakarta: Pt Pustaka Binatama Pressindo.
Fathoni. 2010. Jurnal Analisis Kualitas Layanan Sistem Informasi Menggunakan Metode Servqual.Universitas Sriwijaya
Hany Ferdinando. 2008. Jurnal Pengembangan Sistem Administrasi Pada Biro Kemahasiswaan Universitas Kristen Petra. Surabaya
Subana, H. M dan Martini, H. Mimi. 2005. Dasar dasar Penelitian Ilmiah. Bandung: Pustaka Setia
Jogiyanto, 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia (Edisi Ketiga). Jakarta: Balai Pustaka
Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: GAVA MEDIA
Laudon, K.C dan Laudon, J.P. 1993. Business Information System. Orlando: The Dryden Press.
Mc Leod Jr. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jilid I. Alih Bahasa Hendri Teguh. Jakarta: PT. Perhallindo.
Novrini Hasti. 2009. Jurnal Penelitian Peranan Pengembangan Sistem Informasi Kependudukan Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Masyarakat. (Studi Kasus Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karawang). Bandung. Universitas Komputer Indonesia
Oetomo, B.S.D. 2002. Perencanaan Dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Shadagunawi.2007. Jurnal Pengembangan Sistem Informasi Sekolah Untuk Meningkatkan Layanan Bagian Perpustakaan. Universitas Tarumanegara
Tata Sutabri, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi
Tjiptono, Fandi dan Diana, Anastasia. 2001. Total Quality Management (Edisi Revisi) Yogyakarta: Andi Yogyakarta
Tjiptono, Fandi. 2003. Prinsip-Prinsip Total Quality Service. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
Usman, Husaini dan Akbar, Purnomo Setiady. 2003. Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta: PT Bumi Aksara
Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Waljiyanto, Sistem Basis Data ( Analisis dan Pemodelan Data ), Yogyakarta , Graha Ilmu.
Whitten Jeffery L.2004 . Metode Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta. Andi

JOB DISCRIPTION
PEGAWAI PONDOK PESANTREN MUHAMMADIYAH
AL MUNAWWAROH
KETUA (DIREKTUR)
KOORDINATOR PENGEMBANGAN SARANA, LOGISTIK DAN KEUANGAN.
1. Mengkoordinasi seksi sarana prasarana, seksi bendahara keuangan dan logistik.
SEKRETARIS (KYAI PONDOK)
KOORDINATOR ADMINISTRASI DAN DANA
1. Mengkoordinasi seksi dana dan staff administarsi.
2. Mengagendakan dan melaksanakan rapat koordinasi pengurus.
3. Melaksanakan pembinaan internal pengurus, santri dan guru.
PENGASUH (PELAKSANA)
KOORDINATOR PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
1. Membantu tugas ketua dalam melaksanakan program semua seksi pondok.
2. Mengkoordinasi seksi pengajaran dan pelaksana pendidikan dan pengajaran formal maupun non formal.
3. Mengawal terlaksananya program khusus sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan pimpinan pondok.
4. Membuat konsep kurikulum Mts berbasis pesantren.
SEKSI SARANA PRASARANA
1. Membantu tugas ketua dalam bidang sarana dan prasarana pondok
2. Mengajukan perencanaan dan pengembangan pembangunan pondok.
3. Mengembangkan dan mengolah aset wakaf.(wakaf)
SEKSI LOGISTIK
1. Membantu tugas ketua dalam bidang logistik pondok/ panti.
2. Menginventarisir harta kekayaan pondok.
3. Mengontrol menu dan gizi bagian dapur pondok.
4. Mengajukan anggaran perencanaan perbaikan gizi anak setiap bulan.
5. Mengelola dapur menjadi koperasi dapur.(kopda)
6. Mengelola aset pondok melalui bidang produksi dan jasa (projas)
SEKSI DANA
1. Membantu tugas ketua dalam bidang dana.
2. Mengorganisasi jamaah pengajian untuk menjadi donatur tetap.
3. Mengorganisasi tenaga profesioanl dalam mencari donatur baru.
4. Mentraining tenaga profesional untuk mencari donatur baru.
5. Mengembangkan dana melalui unit usaha yang mandiri.
6. Mencari donatur baru.
SEKSI PENGAJARAN
1. Membantu tugas ketua pondok dalam bidang pendidikan dan pengajaran pondok.
2. Mengkoordinasi pelaksana pendidikan formal dan non formal dalam melaksanakan kegiatan belajar mengajar (KBM).
SEKSI BENDAHARA (KEUANGAN)
1. Membantu ketua dalam bidang keuangan.
2. Membuat laporan keuangan setiap bulan.
3. Membuat laporan perolehan dana dari para donatur setiap bulan.
4. Mengajukan Rencana Anggaran Pembiayaan (RAP) bersama pengasuh kepada ketua setiap bulan.
5. membuat laporan keuangan konsep satu atap.
STAFF ADMINISTRASI
Membantu sekretaris dalam bidang adminitrasi.
Membantu semua bagian dalam bidang administrasi.
PEMBANTU PELAKSANA
Pembantu pelaksana seksi sarana :
1. Bagian Wakaf
2. Bagian Pembangunan
Pembantu pelaksana seksi logistik :
1. Bagian Produksi dan jasa (Projas)
2. Bagian Koperasi Dapur (Kopda)
3. Bagian Gizi dan Dapur.
Pembantu pelaksana seksi pendidikan :
1. Kepala sekolah Mts – MA Muhammadiyah 2
2. Kepala sekolah TK ABA
3. Bagian Ri'ayah
4. Bagian Ta'lim
Pembantu pelaksana seksi dana :
1. Bagian Donatur
INSTRUMEN PENELITIAN
1. Nama : Pondok Pesantren Al Munawwaroh
Nomor Statistik : 5 1 2 3 5 7 3 0 5 0 2 4
Alamat : Jl. K Sofyan Yusuf 32 Malang
Kelurahan : Kedung kadang
Kecamatan : Kedung kandang
Kota : Malang
Propinsi : Jawa Timur
No Telepon : 0341 719496
2. Nama Yayasan : Dikdasmen Muhammadiyah
Kota Malang
3. Tahun didirikan : 1989
4. Status Tanah : Milik yayasan
a. Surat Kepemilikan : Tanah bersertifikat
b. Luas tanah : 1613 m2
5. Status bangunan : Milik Pondok Pesantren
6. Jumlah Santri :
No
Kelas
Jenjang
Jumlah Santri
1
1
MTs
27
2
2
33
3
3
51
4
4
MA
23
5
5
13
6
6
9
Jumlah
156
7. Jumlah Dewan Guru
a. Menetap : 10 ustadz
b. Reguler : 25 ustadz/ah
8. Jumlah Staf Administrasi dan Pengajaran
a. Kepala : 1 ustadz
b. Keuangan : 1 ustadz
c. Data Siswa : 1 ustadz
d. Arsip : 1 ustadz
9. Kendala yang sering terjadi sebelum adanya pengembangan sistem
a.Pelayanan bagian administrasi pengajaran lambat
b.Bagian administrasi pengajaran sering kehilangan data ataupun arsip
c. Keadministrasian belum tertata rapi.
10. Adanya pengembangan sistem
a. Instruksi dari pimpinan pondok
b. Memperbaiki kinerja atau layanan bagian administrasi.
11. Sistem – sistem yang dikembangkan
a. Sistem administrasi keuangan
b. Sistem administrasi kepegawaian
c. Sistem administrasi siswa
d. Sistem administrasi nilai akademik siswa
e. Sistem administrasi arsip surat menyurat.
12. Hasil yang diharapkan oleh pimpinan
a. layanan bagian administrasi pengajaran meningkat lebih baik
b. administrasi pengajaran tertata dengan rapi dan baik.
CURRICULUM VITAE
Nama : ADI SUWITO
Nomor Induk Mahasiswa : 0410323004
Tempat dan tanggal lahir : Malang, 13 Agustus 1983
Pendidikan : 1. SDN Tanjung rejo 3 Tamat tahun 1995
2. SMP Negeri 1 Malang Tamat tahun 1998
3. KMI Darussalam Gontor Tamat tahun 2002
4. D3.......................................Tamat tahun ........
Pekerjaan (bagi yang sudah : - Staf Pengajar Pondok Pesantren AlMunawwaroh
Bekerja) - Guru MTs – MA Muhammadiyah 2 Malang
Publikasi-publikasi : - Paper tentang Adzab Kubur
Atau karya ilmiah - PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEBAGAI UPAYA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN ADMINISTRASI PENGAJARAN
(Studi pada Pondok Pesantren Al Munawwaroh Malang)
Pas Foto
3x3

1 komentar:

Yoru money here

Affiliate Program ”Get Money from your Website”